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交通法規即時檢索-異動內容

異動內容

名稱:交通部公路總局代辦代判局稿注意事項

中華民國107年10月22日交通部公路總局路秘文字第 1070124159號函修正 發布名稱及全文10點(原名稱:交通部公路總局所屬機關辦理代判局稿注意 事項)

一、因應業務下授,統一作業程序,訂定本注意事項。
二、本注意事項用詞之定義如下:
  (一)代辦局稿:指由本局所屬機關(以下簡稱局屬機關)代為擬稿,
        層送本局業務主管單位(以下簡稱業務單位)會稿及其他必須加
        會之相關單位後,經決行主管判行,由本局發文、歸檔。
  (二)代判局稿:指由局屬機關擬稿並判行後,文自行歸檔。
  (三)業務單位:本局授權及會稿單位。
  (四)代判機關:代擬代判局稿之所屬機關。
三、代辦、代判局稿之授權範圍如下:
  (一)代辦局稿:係本局權責業務,請局屬機關預為代擬,供本局業務
        單位採酌,授權範圍以業務項目個案性認定,應由業務單位簽奉
        一層主管核可同意代辦,再以書面(發函或傳真)授權局屬機關
        ,始得據以擬辦後層送本局,不得僅由本局業務單位主管同意即
        要求局屬機關代辦。
  (二)代判局稿:非依權責劃分授權代判之業務及機密案件,不得授權
        局屬代判發文。
四、本局局屬機關代辦、代判局稿係以局之名義發文,其函稿之格式應比
    照局函稿格式規定辦理,批示單應以本局文稿批示單並加註「代辦局
    稿」或「代判局稿」。
    批示單之承辦人資訊,均為局屬機關,俾利本局業務單位聯繫洽詢。
    各級主管批示或登記桌傳送公文時,應確實注意批示單及文稿格式正
    確性,以免層送本局因格式錯誤退回,延宕公文時效。
    擬辦文書格式:
  (一)代辦局稿僅限代擬「簽」(簽稿併陳)或「函」,其餘如書函、
        開會通知單、電子郵件回覆函、公告…等其他各式公文格式不得
        授權代辦。
  (二)代判局稿依權責劃分授權得擬具相關文稿,惟以公文系統提供之
        文稿格式(函、書函、開會通知單、公告、令…等)為限,不得
        自創以避免錯誤。
五、代辦局稿發文承辦人資訊,應以本局業務單位承辦人為之。
    代判局稿發文承辦人資訊,除機關地址應為本局外,承辦人姓名、電
    話、傳真及電子信箱均應以代判機關業務單位承辦人為之。
六、代辦、代判公文之稱謂用語,應基於本局立場書寫,自稱為「本局」
    ,而非本所或本處。
七、「代辦局稿」應行注意事項如下:
  (一)局屬機關代辦局稿應以「紙本簽核」辦理,經局屬機關一層主管
        核章,並於代辦局稿清稿後,併已核章之文稿批示單正本層送本
        局賡續核章。局屬單位以文稿批示單影本及代辦局稿原稿歸檔結
        案。承辦人清稿後於公文系統匯出該代辦局稿電子檔案並以電子
        郵件寄送本局業務承辦人。
  (二)局屬機關代辦局稿送繕前,承辦人及發文人員均應確實檢查發文
        方式修改為「人工交換」或「郵寄」,避免發文轉DI時誤為電子
        交換、電子郵件或內部交換而逕行發文傳送。
  (三)代辦局稿代擬時,應以副本發文本局其他相關單位、代辦機關,
        並以副本不發送本局業務單位(即授權單位)為原則,以符合節
        能減文效益。
  (四)本局業務單位,對代辦局稿如認採行,逕於代辦局稿批示單之會
        稿單位核章後,送決行主管判行(無須加附本局參酌後擬辦之函
        稿);如另有意見,應加「簽」說明理由及增擬「修正後函稿」
        ,上陳決行主管判行,局屬機關所送代辦局稿則列為核參附件,
        主管批示以本局業務單位擬陳之文稿決行。
  (五)代辦局稿決行後,由本局業務單位承辦人於公文系統匯入文稿電
        子檔案,確實修改檔號、決行之函稿內容及各受文者發文方式後
        ,依一般公文辦理程序執行稿轉函及決行歸檔註記送發文。
八、「代判局稿」應行注意事項如下:
  (一)發文代字號,依附件一所訂之授權代字號辦理,文號由各機關自
        行核給流水號,並用專用檔號歸檔。
  (二)代判局稿應以副本副知本局業務單位及代判機關,惟簡易且經常
        性業務項目已簽奉核可並函知局屬機關免予副知者,依函文辦理
        。
  (三)授權代判公文,由代判機關自行鈐印發文,需蓋本局印信者(機
        關條戳或關防),應派員將公文及其判發函稿影本,持送至授權
        機關文書單位蓋印,以符公文格式規定。
  (四)代判局稿簽署章戳使用規定,以平行文或下行文為主,其文末署
        名作法參照附件二。
九、代判局稿授權代字號(詳附件一)。
十、代辦局稿、代判局稿範本(以函為例,詳附件二)。