交通法規即時檢索

一、因應業務下授，統一作業程序，訂定本注意事項。

二、本注意事項用詞之定義如下：
  （一）代辦局稿：指由本局所屬機關（以下簡稱局屬機關）代為擬稿，
        層送本局業務主管單位（以下簡稱業務單位）會稿及其他必須加
        會之相關單位後，經決行主管判行，由本局發文、歸檔。
  （二）代判局稿：指由局屬機關擬稿並判行後，文自行歸檔。
  （三）業務單位：本局授權及會稿單位。
  （四）代判機關：代擬代判局稿之所屬機關。

三、代辦、代判局稿之授權範圍如下：
  （一）代辦局稿：係本局權責業務，請局屬機關預為代擬，供本局業務
        單位採酌，授權範圍以業務項目個案性認定，應由業務單位簽奉
        一層主管核可同意代辦，再以書面（發函或傳真）授權局屬機關
        ，始得據以擬辦後層送本局，不得僅由本局業務單位主管同意即
        要求局屬機關代辦。
  （二）代判局稿：非依權責劃分授權代判之業務及機密案件，不得授權
        局屬代判發文。

四、本局局屬機關代辦、代判局稿係以局之名義發文，其函稿之格式應比
    照局函稿格式規定辦理，批示單應以本局文稿批示單並加註「代辦局
    稿」或「代判局稿」。
    批示單之承辦人資訊，均為局屬機關，俾利本局業務單位聯繫洽詢。
    各級主管批示或登記桌傳送公文時，應確實注意批示單及文稿格式正
    確性，以免層送本局因格式錯誤退回，延宕公文時效。
    擬辦文書格式：
  （一）代辦局稿僅限代擬「簽」（簽稿併陳）或「函」，其餘如書函、
        開會通知單、電子郵件回覆函、公告…等其他各式公文格式不得
        授權代辦。
  （二）代判局稿依權責劃分授權得擬具相關文稿，惟以公文系統提供之
        文稿格式（函、書函、開會通知單、公告、令…等）為限，不得
        自創以避免錯誤。

五、代辦局稿發文承辦人資訊，應以本局業務單位承辦人為之。
    代判局稿發文承辦人資訊，除機關地址應為本局外，承辦人姓名、電
    話、傳真及電子信箱均應以代判機關業務單位承辦人為之。

六、代辦、代判公文之稱謂用語，應基於本局立場書寫，自稱為「本局」
    ，而非本所或本處。

七、「代辦局稿」應行注意事項如下：
  （一）局屬機關代辦局稿應以「紙本簽核」辦理，經局屬機關一層主管
        核章，並於代辦局稿清稿後，併已核章之文稿批示單正本層送本
        局賡續核章。局屬單位以文稿批示單影本及代辦局稿原稿歸檔結
        案。承辦人清稿後於公文系統匯出該代辦局稿電子檔案並以電子
        郵件寄送本局業務承辦人。
  （二）局屬機關代辦局稿送繕前，承辦人及發文人員均應確實檢查發文
        方式修改為「人工交換」或「郵寄」，避免發文轉DI時誤為電子
        交換、電子郵件或內部交換而逕行發文傳送。
  （三）代辦局稿代擬時，應以副本發文本局其他相關單位、代辦機關，
        並以副本不發送本局業務單位（即授權單位）為原則，以符合節
        能減文效益。
  （四）本局業務單位，對代辦局稿如認採行，逕於代辦局稿批示單之會
        稿單位核章後，送決行主管判行（無須加附本局參酌後擬辦之函
        稿）；如另有意見，應加「簽」說明理由及增擬「修正後函稿」
        ，上陳決行主管判行，局屬機關所送代辦局稿則列為核參附件，
        主管批示以本局業務單位擬陳之文稿決行。
  （五）代辦局稿決行後，由本局業務單位承辦人於公文系統匯入文稿電
        子檔案，確實修改檔號、決行之函稿內容及各受文者發文方式後
        ，依一般公文辦理程序執行稿轉函及決行歸檔註記送發文。

八、「代判局稿」應行注意事項如下：
  （一）發文代字號，依附件一所訂之授權代字號辦理，文號由各機關自
        行核給流水號，並用專用檔號歸檔。
  （二）代判局稿應以副本副知本局業務單位及代判機關，惟簡易且經常
        性業務項目已簽奉核可並函知局屬機關免予副知者，依函文辦理
        。
  （三）授權代判公文，由代判機關自行鈐印發文，需蓋本局印信者（機
        關條戳或關防），應派員將公文及其判發函稿影本，持送至授權
        機關文書單位蓋印，以符公文格式規定。
  （四）代判局稿簽署章戳使用規定，以平行文或下行文為主，其文末署
        名作法參照附件二。

九、代判局稿授權代字號（詳附件一）。

十、代辦局稿、代判局稿範本（以函為例，詳附件二）。