第六章 文書管理
第三十四條
本部收發公文由總務司文書科主辦，其辦理程序如左：
一、總收文人員收到公文後，應先行拆封點驗並核對附件。
二、來文如附有現金、支票或其他有價證券者，應送出納科保管。
三、來文如係機密文依應送秘書室簽收分辦。
四、來電及外文文件統送秘書室收譯陳核。
五、來文經拆封整理後先送分文。
六、分文時應就公文之性質分別加蓋主辦及會辦單位戳記，並編號登簿，
即分送各單位。
七、本部總收發人員集中辦公，並以隨到隨收隨分為原則。
八、極重要或有特別時限性之公文應即提陳。
九、各單位收到總文後，應順序登記、編號，並立即送本單位分文人員分
辦。
十、各單位應指定副主管一人或指定之高級人員負責分文。
第三十五條
本部各司、室、處、會承辦文稿人員，擬辦文稿之程序如左：
一、有關政策性及案情繁複重要案件，應將案情經過及擬議辦法加以分析
研判，詳細簽核。但不及先行簽核時，得簽稿並陳。簽具意見應力求
簡賅明確。
二、撰擬文稿字跡應力求端正，使用文字應明白曉暢、詞意清晰、正確使
用標點符號，並以一文一事為原則。
三、文稿之附件或參考案件併案陳核時，應妥為整理或繕正，並以標籤註
明。
四、引敘來文或法令，以扼要摘敘為原則，發文時得以原件影本附發。
五、擬辦復文或轉行文稿，應將來文機關發文日期及文號敘入，以備查考
。
六、受文者及副本收受者為機關時，均應書寫其全銜，以示尊重。
七、訂定或修正法令規章，須註明發布日期及文號。
八、文稿擬妥後，應以文稿之性質，加註機密性及時間性。
九、公文機密性分為：密、機密、極機密、絕對機密四種。
十、公文時間性分為：普通件、速件、最速件三種。
第三十六條
本部文稿之簽會，依左列規定：
一、與其他單位關聯之案件，均應事先會商，以加強業務之聯繫，俾免分
歧。
二、會商方式以口頭會商、電話洽商，必要時並記錄備查，或簽具書面意
見送會。
三、會核案件，如雙方意見不能一致時，應由主辦單位，簽明雙方意見報
請核示。
四、急要文件會簽不會稿，發文時以副本分送。
五、案件複雜之重要文件，主辦單位應召集會議或以其他方式在一定之時
限內協調解決，如仍無法解決時，應及時報請核示，不得任意延擱。
六、極機密、絕對機密、或極重要及有時間性之案件，應由承辦人親自持
會陳核。
第三十七條
本部各司、室、處、會承辦公文之期限，依左列規定： 一、最速件隨到隨辦。 二、速件不超過三日。 三、普通件不超過六日。 四、限時公文及法令規定時限之案件，應如限辦理。 前項時限係指自收文至發出之全程，其案情複雜者，得視需要簽准展期。第三十八條
公文之檢查、稽催，依左列規定： 一、稽催人員每旬應填製收文卡，作為動態登記及稽催之依據。 二、收文卡應隨時檢查，依據規定時限逾期未辦之公文，即行填單催辦。 三、無須轉復之公文，經簽准存查或代判存查者，應送文書科銷號。 四、部收文以單位名義辦復者，應送文書科銷號。 五、各單位承辦之文件，應由其收發人員自行檢查催辦。第三十九條
公文繕校，依左列規定： 一、部發文由文書科集中繕校。 二、文書科收到繕打之公文，應就緩急先後分配繕打。 三、文件繕打完畢，應逐件校對，並加蓋校對章。 四、繕打機密文件之複寫臘紙等，應立即焚燬。 五、繕校機密文件，應負保守機密之責，不得向外洩漏。 六、掌日分配繕打之公文，以當日繕打完畢為原則。第四十條
公文用印，依左列規定：
一、各種文件非經核准不得蓋用印信、官章、或長官簽名章，依據分層負
責規定，由各層級代判者，視同核准用印。
二、答復人民團體或私人陳情案件以使用部戳為原則。
三、蓋用印信避免污損文字。
四、用印時發現原稿未經核判，或其他錯誤時，應退還補辦或更正，再行
用印。
第四十一條
文件封發，依左列規定：
一、本部公文除極機密、絕對機密由秘書室發文外，其餘密件及普通件均
由文書科封發。
二、文件封發須檢查附件是否齊全，及有無漏蓋印信。
三、發文得視地點之遠近，分由信差投遞及郵寄等方式辦理。但封面註明
專送者，必須專人依時送達。
四、文件封發，原稿逕送檔案科歸檔。
五、封發機密文件，應用密封套封裝，加蓋密封章，並以普通公文外套封
發。
六、本部設立公文交換中心，所屬各機構之公文，定時集中交換，以節省
遞送時間。
第四十二條
文書處理要點另訂之。第四十三條
檔案管理，依左列規定：
一、本部檔案除絕對機密類文件，由秘書室暫行保管俟解密後再行歸檔，
其餘一律由檔案科集中管理。
二、特種文件由秘書室整理訂卷保管。
三、調閱檔案應填具調卷證，由調卷人及其主管簽章，始得調閱。
四、調閱檔案以與該案有關之本部職員為限，非經有關單位主管核准不得
調閱。
五、調閱檔案以一週為限，必要時得延長一週。
六、調閱檔案逾期未還者，應予洽催，經催三次而無正當理由仍不歸還者
，應簽請處分。
七、調閱之檔案應妥為保管，不得有洩密、拆散、塗改、抽換、增損、外
借、遺失等情事。
八、調閱檔案人員離職時，應將所調檔案歸還，未歸還者不得辦理離職手
續。
九、檔案應定期檢查，具有永久保存價值者，應縮影保存，已失時效而無
保存價值者，列冊分送有關單位審查後簽請焚燬。
第四十四條
檔案管理要點另訂之。