二、公文處理時限: (一)部次長交辦案件、急要公文應隨到隨辦,並視案情親持辦理。 (二)一般公文: 1.最速件:一日。 2.速件:三日。 3.普通件:六日。 4.來文之處理速別與公文性質不符者,得經由收文單位主管或指 定之授權人員核定後調整來文處理速別。 (三)限期公文: 1.來文或依其他規定訂有期限之公文,依其規定期限辦理。 2.收文時已逾文中所訂期限,以普通件處理時限辦理。 3.來文如有二個以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期進 行管制,其間若須發文則以創稿或原案附號管制處理。 4.變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。 (四)需回覆公文:來文請求回覆但未明訂期限者,以來文速別為處理 時限,惟需追蹤至實質辦結。 (五)開會通知單: 1.以來文指定之開會日期為處理時限。 2.收文時已逾開會日期,以普通件處理時限辦理。 3.本部召開會議之會議紀錄應於會後五日內辦結。 (六)會辦公文: 最速件、速件公文之受會處理時限為一日,普通件公文之受會處 理時限為二日。 (七)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結 之複雜案件,得申請為專案管制案件。 (八)各單位因應業務需要辦理之特定類別公文,難於來文速別時限內 辦結,其性質及複雜程度又未符專案管制要件,且數量偏多,得 簽奉核准為特殊性案件並訂定處理時限,惟仍依一般公文原則管 制統計。 (九)立法委員之質詢案件、專案及施政質詢案件擬復期限為五日,代 擬代判院稿案件為六日,並應依「行政院與所屬各機關及直轄市 政府辦理答復立法委員質詢案件處理原則」辦理。 (十)人民陳情案件依「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」 與本部處理人民陳情案件要點相關規定辦理。 (十一)人民申請案件依行政程序法及本部各類人民申請案件相關規定 辦理。各業務單位應按其性質區分類別、項目,分別訂定處理 時限,並公布於本部網站。 (十二)訴願案件依訴願法規辦理。 (十三)監察案件: 1.監察院糾正案、調查意見函請改善案及委託調查案件,依「 監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定辦理。 2.監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者,依公文所訂 期限辦理;未敘明辦理期限者,以發文日起二個月為期限。
十二、公文展期: (一)一般公文未能於處理時限內辦結者,承辦人應辦理展期。 (二)公文展期最多二次,每次最多十四天,並於公文系統申請。 1.三日內:科組長。 2.七日內:單位主管。 3.七日以上至十四日:部次長。(首次申請應由單位副主管以 上層級審核,第二次必須由單位主管親自審核後再陳部次長 核可) (三)限期公文無法於來文指定期限辦結者,經協調來文機關同意修 改處理時限,並於公文系統填寫「限期公文展期申請單」,簽 奉單位主管核定,由單位文書人員於公文系統修改限辦日期。 (四)人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件及監察案件等另訂有 展期規定者,依其規定辦理。
十四、文書流程管理權責: 本部同仁應基於自我主動及全面管理原則,掌握時效,積極處理公 文,並配合秘書室、總務司及本單位文書人員之公文查催管制等作 業,同時主動檢討作業程序,簡化工作流程。 (一)單位副主管: 1.負責督導本單位文書流程管理事項。 2.公文逾期情形嚴重者,應督促承辦單位儘速處理,必要時應 予懲處。 3.公文有改分爭議時應與相關單位人員協調。 4.將本單位人員處理公文績效表現列為年度工作考績與績效考 評之參考依據。 (二)科(組)長或同層級主管人員: 1.應教導承辦人公文處理原則及方法,並督導承辦公文應實質 辦結,以維公文時效及品質。 2.對即將到期及已逾期公文而尚未辦理展期者,應督促承辦人 依規定妥適處理。逾期嚴重者應即督促承辦人儘速辦結。 3.視需要適當調配人力,並落實職務代理制度,督促各代理人 確實於時限內辦妥應代辦公文,避免積壓公文情事。 (三)承辦人員: 1.承辦之公文均應登錄公文系統納入管制,並在處理時限內辦 結;對於無法於期限內辦結者,應依規定申請公文展期或專 案管制。 2.自簽辦之日起至發文或存查之日止,應主動注意各階段之公 文處理情形,必要時應親持辦理或適時查催。 3.接獲逾期公文稽催通知,如尚未陳核應儘速辦理,若已陳核 應檢視公文流程,檢查公文尚未辦結之癥結並優先採相關積 極作為如親持等,不宜先辦理展期以美化公文處理狀態。 4.公文處理超過十四天且逾期已結案件,應於接獲公文系統通 知後三日內至系統填寫「逾期檢討表」。 5.逾期三十日以上未結案件,應於接獲公文系統通知後三日內 至系統填寫「個案分析表」。 6.具以案管制性質案件,應辦理查催至實質結案,不可轉文或 存查後即置之不理。 7.結案之以案管制公文,除限期公文、需回覆公文、開會通知 單由承辦人自行至公文系統「以案管制」填復處理情形解除 列管,餘人民陳情、人民申請、立委質詢、訴願案件、監察 案件及專案管制案件則由各管理者依填復之處理情形解除列 管。 8.公差、請假時應請職務代理人代為處理公文,以避免積壓情 事。 (四)單位文書人員: 1.即時處理公文收文、分辦、送會、會畢、陳核、送繕及歸檔 等作業。 2.每週針對本單位即將到期公文提醒承辦人儘快辦結、申請展 期或專案管制;對逾限案件未依規定辦理展期者,持續查催 承辦人,並將情形陳報副主管;公文系統每週發送之逾期公 文稽催表,應於三日內請承辦人至系統回復辦理情形。 3.對嚴重逾期之未辦結案件,應立即主動陳報單位副主管處理 。 (五)總務司(文書科、檔案科)及管理資訊中心應依據文書流程管 理相關規定配合辦理文書流程管理作業。 (六)秘書室: 1.負責綜合督導、管理本部各單位文書流程管理相關工作。 2.對下列案件進行逾期原因分析檢討,並視需要提部務會報: (1)處理天數超過十四日且未於處理時限辦結之已結案件。 (2)處理天數超過十四天且未申請展期或專案管制之未結案件 。 (3)受會天數超過三天之未結案件。 (4)對於逾期三十日以上未結案件,依規定辦理個案(件)分 析與管制。 (5)其他處理情形異常有必要進行分析檢討案件。 3.對監察案件逾期二個月尚未辦結者,進行原因調查及分析責 任,簽報部長核處。 4.視需要召開文書流程管理會議、辦理教育訓練及宣導。 5.按月將本部各單位及部屬各機關公文辦理情形予以統計、分 析、公布並提部務會報。
十五、公文檢核: (一)本部應依文書流程管理需要組成公文檢核小組,至少每半年檢 核本部各單位一次,每年檢核部屬機關一次。 (二)視需要辦理不定期檢核或專案檢核。 (三)檢核方式依當年度訂定之「公文檢核實施計畫」辦理。 (四)獎懲標準及方式: 1.檢核成績前三名,部屬機關首長、本部單位主管嘉獎二次, 惟受獎機關(單位)數皆不得超過受檢核機關(單位)數五 分之一。 2.檢核成績未滿七十分者,部屬機關首長、本部單位主管申誡 乙次。 3.前項部屬機關首長及本部獎懲事宜由秘書室統籌辦理;部屬 機關人員之獎懲由各機關自行辦理。
十六、本部各單位承辦人員處理文書作業獎勵機制: (一)年度結束各單位得依人數比例,推薦辦理公文績優人員推薦表 (如表 1),送本部秘書室依「公文處理績優人員遴選審核評 分表」審核彙整(如表 2),排序計分,提經本部考績委員會 審議,並簽奉部、次長核定後,依下列獎勵標準辦理敘獎: 1.審核分數達八十五分以上者,嘉獎二次。 2.審核分數達八十分以上未滿八十五分者,嘉獎一次。 3.審核分數未達八十分者不予獎勵。 (二)各單位依前項規定推薦之績優人員,以承辦重要業務或工作績 效優良者為優先,並應符合下列資格條件: 1.受推薦人員新收文件數及創稿件數之總和,不得低於當期本 部全部承辦人員平均件數。 2.受推薦人員公文發文平均使用天數,不得逾該單位當年度目 標管理公文處理績效。 3.受理會稿逾三日或公文逾十四日尚未辦結案件數合計不超過 五件者。 (三)為提升人民陳情案滿意度,凡處理人民陳情案績效優良者,另 立項目以加分採計納於「公文處理績優人員遴選審核評分表」 。