六、表單申請(決行層級表詳如附表1) (一)公文展期申請或變更限辦日期申請: 1.公文展期申請: (1)案件經詳細檢討,「一般公文」且「非限期案件」始可申請 展期,其他「以案管制」公文則為延長辦理期限,須簽請主 管核可後,會請管考人員修改公文限辦日期。預計不能於規 定時間內辦結時,承辦人應在處理時限屆滿前,報請權責主 管核准展期。 (2)歷次展期日數累計逾 7日,需經幕僚長核可,展期申請次數 最多2次,每次最多申請14天。 (3)各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期案件。 逾期案件經辦理展期,仍為逾期,僅於展辦期限內可不被稽 催列管,如公文確有積壓事實者,仍應負積壓責任。 2.一般公文限期案件變更限辦日期申請: (1)來文訂有期限,如不能按期辦結時,應於限辦日期屆期前先 行協調來文機關,如來文機關同意更改處理期限(視需要填 具公務電話紀錄備查),於變更速別及限辦日期作業辦理變 更限辦日期;如不同意,承辦人員應依來文規定期限內辦結 。 (2)限期案件由系統預帶「業經○○機關○○承辦人電話同意於 ○○年○○月○○日前回覆」,承辦人應確實填寫申請。 (3)行車事故覆議案件,依車輛行車事故鑑定及覆議作業辦法第 9條規定:「自受理之翌日起2個月內鑑定完竣,因特殊事故 未能於前項期限完成鑑定者,得予延長」,須簽請主管核可 後,會請管考人員修改公文限辦日期(無須透過表單申請展 期),以1次為限,最長不得超過2個月。 (二)調案及借調展期申請: 1.以線上簽核辦結之案件,原承辦人得視需要於系統內檢閱相關 電子檔,無須辦理調案申請。因退離職或業務調整調至他單位 ,則需透過調卷申請始得檢閱相關電子檔。 2.申請調閱本單位線上簽核案件,經權責主管同意系統即自動開 放可檢視功能,並於15日(日曆天)後自動關閉,如仍有調閱 需求,須重新申請調閱。 3.調閱非本單位公文,或已裁撤單位公文,需經本單位主管及權 責主管同意始可調閱。 4.調閱紙本公文,自檔管單位借出後,應於期限內歸還,如未能 於期限內歸還,應辦理借調展期申請。 5.屬「機關/司法」借調案件,應先簽奉核准,再於借調申請表 單填入來文字號、借調機關及簽辦公文文號填入奉核文號,申 請原因填入借調事由,並將以簽奉核准之文件上傳,始得申請 借調。 6.「機關/司法」借調申請最長1年,最多可展期1次。逾期仍未 歸還者,由申請單位函請借調機關查覆預定借調終止期限,並 依查覆結果重新申請。 (三)以案管制案件解除列管申請: 1.以案管制案件應以主案辦理發文或存查,並於結案後 5日內申 請解除列管。 2.申請解除列管由承辦人輸入主案文號後,系統帶出相關聯的以 案管制副案,副案辦理時未以以案管制創稿方式辦理者,須由 承辦人於以案管制作業予以聯結。 3.以案管制案件是否可以解除管制,由各業管主管本於權責認定 ,各列管人員則透過列管案件追蹤解除列管妥適性。 (四)專案管制: 1.一般公文如為限期案件不得申請為專案管制案件,一般公文申 請專案管制案件以期限內提出為原則,且須經一層主管核可。 2.專案管制申請次數最多 2次(即申請1次,最多展延1次)。自 「收創日」起算迄預定辦結日期,不得少於30日,累計最多不 得逾180日(日曆天)。 3.專案管制案件應符以下成立要件: (1)實質要件:需經長時間多方面研議且需時30日以上方可辦結 之繁雜案件,諸如涉及政策、法令,或需多方會辦、分辦始 能定案者,可列為專案管制案件。 (2)程序要件: A.須於案件處理時限屆期前依規定提出申請。 B.如因機關首長或單位主管書面指示而符合前述實質要件者 ,申請時間不受前項限制。 C.應由承辦人敘明「專案名稱」、「預定結案日期」、「申 請理由」,並訂定作業時程及預定完成時間,送交專責管 制單位審核後,陳請一層主管核准。 D.如未能於預定完成時間辦結,應於屆期前申請展期。 4.專案管制案件單獨統計管制,不列入一般公文統計數量。 5.一般公文以案管制公文如限期案件、立法委員質詢案件、人民 申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質 ,均不得列為「專案管制案件」。 6.專案管制案件應嚴格審查、嚴密管制,避免浮濫。 (五)延後歸檔申請: 1.公文結案後,應於 5日內歸檔。因故未能立即歸檔者,須於表 單申請作業申請延後歸檔,每次申請最多5日,申請次數最多2 次。 2.應歸檔案件結案後逾 5日仍未送檔案室歸檔,亦未依規定申請 延後歸檔者,由檔管人員催請承辦人辦理歸檔或提出延後歸檔 申請,經催辦3次仍未依規定辦理者,提報懲處。 (六)變更速別申請: 1.對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得經業管主管 核准後調整來文處理速別。 2.變更速別申請核准後,由系統依據變更後的速別自動變更「限 辦日期」(即最速件1天、速件3天或普通件6天)。 3.速別經變更調整後,於變更後之限辦日期內辦結者,不以逾期 論處。 (七)改分申請(參照第三條第十項分文/改分規定): 1.線上簽核案件以表單作業申請改分,不得於該收文號簽擬改分 文稿(簽辦單),以避免文稿決行後該文即為決行導致無法改 分;紙本簽核案件之改分仍以紙本改分單方式辦理。 2.應確實洽詢受改分單位承辦人或主管同意後,再填寫改分申請 事由。