一、總則 (一)目的:為順利推行交通部公路總局(以下簡稱本局)所屬機關公 文線上簽核系統(以下簡稱本系統),提升公文處理效能,達成 節能減紙,並配合線上簽核系統管控作業需要,釐清各功能角色 分工與權責,訂定本作業規範。 (二)適用範圍:本規範適用本局所屬機關公文線上簽核系統作業,局 本部俟納入該系統後再依本作業規範辦理。惟文書處理手冊、文 書流程管理作業規範…等文書處理相關法規定有明文者,仍應依 各相關法規辦理。 (三)各機關公文簽核人員出差或請假時,事先告知職務代理人,並完 成公文系統代理人之設定,以免延誤公文處理時效。 (四)公文各「流程點」人員,應本諸節能減紙宗旨,減少非必要之公 文紙本或報表列印,如有列印需求亦應以雙面列印為原則。 (五)本局所屬公文線上簽核作業原則採三階段導入上線,由各機關依 人力訂定導入期程,最遲於上線啟用後 2年內完成,各階段說明 如下: 1.第一階段:電子交換來文或其他系統介接轉入而無實體文書形 式者,採線上簽核,紙本來文一律採紙本簽核。 2.第二階段:「他機關紙本來文,且不涉及信證稽憑、人民權利 義務者」為作業限制範圍,透過本文及附件的掃描,轉簽核模 式為線上簽核(實體文依規定「得」不歸檔上架,惟本局暨所 屬各機關為避免日後爭議,實體文仍應歸檔上架)。 3.第三階段:其他非機關紙本來文且不涉及信證稽憑,透過本文 及附件掃描轉線上簽核(實體文依規定「應」併同歸檔)。 (六)本局所屬機關實施公文線上簽核後,為配合現行作業需求及部分 性質特殊之公文書,下列公文書仍維持紙本簽核方式: 1.密件 2.急要公文 3.非本系統提供之特殊格式範本者 4.其他機關會辦本機關之公文 5.公文有實體附件無法轉電子檔者 6.涉及信、證、稽、憑之紙本來文(如附件含有價證券等文書) 7.保存期限超過50年以上之重要案件,得由承辦人於選擇分類號 時,變更為紙本簽核。 (七)公文簽核方式採線上簽核或紙本簽核,僅能擇一為之,不得雙軌 進行: 1.紙本轉線上:紙本簽核公文,經主管指示或承辦人確認以線上 簽核辦理,於「擬辦陳核」前,得持紙本來文及附件至原收文 單位掃描變更為線上簽核。 2.線上轉紙本:線上簽核公文,經主管指示或承辦人確認以紙本 簽核辦理,應於擬稿送出前將來文、附件(向收文人員索取紙 本來文或將電子來文印出持送至收文處加蓋收文章及貼條碼號 )及擬辦之文稿印出,蓋職章後陳核或會送。如原以線上簽核 陳核、會送,嗣後變更為紙本簽核,則簽核流程需重新開始, 已進行線上簽核之簽稿及簽核意見亦需列印一併附陳,結案時 應併同歸檔。 3.紙本簽核公文:經簽辦陳核,即須以紙本簽核辦結,不得於嗣 後簽辦流程中變更為線上簽核。 (八)紙本簽核公文應登錄公文處理流程(即紙本與電子流程同步送出 ),會辦人員或主管批示僅以紙本文件為主,不開放電子文稿, 僅須於系統註記送出,以利後續流程追蹤;惟急要公文以紙本簽 核辦理(親持或越級陳核)者,得不登錄公文處理流程(即電子 流程不送),創稿仍須公文取號,並由承辦人輸入歸檔註記後歸 檔。 (九)各人員角色權限應依業務需要指派專責人員設定。人員退、離職 或職務異動,於辦理人員系統異動設定前,應詳細查詢該員公文 是否已辦畢結案、抽辦暫未送歸檔之公文附件是否送交歸檔及公 文借調是否歸還檔案室;如有未辦結之公文應確定已由離職人員 直屬主管完成公文移交設定後,再予設定權限。 (十)因簽核公文需以自然人憑證辦理業務者,得依本局暨所屬機關「 自然人憑證應用電子公務系統憑證費用核銷辦法」申請核銷。因 故申請臨時憑證簽辦者,應於次日辦理補簽,以免影響公文處理 時效。自申請臨時憑證起,逾 3個工作日仍未辦理補簽者,由該 員代理人或上級主管辦理補簽(機關首長由副首長辦理補簽)。 (十一)公文文號及歸檔: 1.各機關轄屬之監理站(分站)或工務段(監工站)為該機關 內部單位,公文流程以「內部單位」陳核方式辦理,文號共 用取碼連號。 2.機關文與內部文:公文依來(受)文者、公文內容及發文名 義,區分為「機關文」及「內部文」。 (1)機關文: A.來文者非本機關之單位或人員者。 B.以機關名義發文者。 C.受文者雖為機關內之單位或「個人」,惟按其實質內容 應以機關公文收辦者。 D.機關文均應歸存機關檔。 (2)內部文: A.以機關名義對內部單位行文,各受文單位以內部文收辦 。 B.機關內部單位間之行文。 C.辦畢後得不歸存機關檔。 D.內部文原則辦結後應以「電子格式」歸存單位檔為原則 ,無須辦理實體文歸檔編目或後續檔案管理局報送及銷 毀等相關事宜。 E.如以紙本簽核方式辦理,結案時應由「承辦人」將全案 掃描再行辦理單位發文或存查。 F.內部文屬重要事項經機關一層主管批核、以機關名義發 文者或受文者非屬本機關之內部單位者,仍應以歸存機 關檔結案。 3.主辦單位如有發文,儘量避免發文送原主辦單位或機關內其 他(內部)單位,線上簽核公文應採「發文後」分會或順會 知照模式,以避免內部單位收文取單位文號衍生公文內容重 覆並徒增公文文號導致不敷使用。 (十二)附件與參考資料上傳/下載: 1.公文採電子交換發送者,本文暨各附件檔案容量以 2MB為上 限,超過 2MB以上者,由系統自動轉入「附件下載區」提供 下載,該下載區以 5MB為上限,後續視頻寬及硬體設備支援 情形由本局資訊室調整。 2.線上簽核案件,考量頻寬暨各流程點加簽所需時間,上傳各 檔案總容量以5MB為上限,超過5MB者,則轉紙本簽核辦理, 無法以紙本印出之檔案,製成光碟併予陳核。後續視頻寬及 硬體設備支援情形由本局資訊室調整。 3.來文附件須另行下載者,應由「承辦人」至該文指定之下載 區下載後,依上述規定辦理。 (十三)斷線機制: 1.為確保公文因網路斷線仍能以人工作業辦理,承辦人平日應 於個人電腦下載離線公文製作軟體,遇斷線緊急狀況,得先 以離線製作簽擬公文印出後,以紙本簽核辦理。 2.各機關為預防緊急中斷情形,每年年初得預先於公文系統取 預備文號並設簿登記,預備文號由各機關視需要自行分配。 預備文號以不與一般文號搶號為原則。 3.重大事故導致無法以公文系統辦理收文或簽核者,以預備文 號收文、創簽稿,並以紙本簽核辦理。俟網路連線恢復後, 再於公文系統補登相關資訊。
二、公文辦理重要規定: (一)承辦人及各級主管應熟知「文書處理手冊」及「文書流程管理作 業規範」所訂定各項管制規定。除應要求符合各公文處理時限規 定外,更應積極降低各機關(單位)發文平均使用日數,惟不得 為求績效,先存後辦。 (二)機密文書作業: 1.由機關首長指派專責收文人員辦理密件收文登錄,後將密件放 置於傳遞袋中,並填寫收文資訊於傳遞袋相關欄位,登錄時應 登打「主旨摘要」,俾便日後查詢,惟主旨摘要以不得顯示密 件重要內容為原則。 2.密件皆採紙本簽核,機密案件未奉核定解密前或未受通知解密 前仍應以密件視之,需以傳遞袋彌封傳送。密件於系統僅作流 程登錄,簽辦之公文電子檔發文(存查)後由系統自動鎖定。 原承辦人如欲檢視辦理情形,須申請調卷。俟該密件解密後, 原簽辦之電子檔解除鎖定,即可提供線上調閱。 3.來文建議降解密與機密等級檢討辦理: (1)調卷檢視是否為本機關創發之密件。 (2)本機關創發之密件:以「機密文書機密等級變更或註銷處理 意見表」陳送核可後(加會政風室及檔管單位),再以降解 密通知單通知前曾受領該密件之受文機關。 (3)非本機關創發之密件:以降解密建議單(無需加會政風室及 檔管單位)建請密件來文機關降解密。 (4)解密條件業已滿足,則附上機密文書機密等級變更或註銷紀 錄單,並將密件袋及文件上密等以雙線劃去,加蓋職名章辦 理解密。 4.來文通知降解密辦理 : (1)調卷檢視該密件是否曾轉知其他機關。 (2)未轉知其他機關:簽擬降解密事宜加會檔管單位,陳送核可 後,文存查。 (3)曾轉知其他機關:採簽稿併陳方式(加會檔管單位),以降 解密通知單通知前曾受領該密件之受文機關。 5.奉核定之降解密案件: (1)填寫機密文書機密等級變更或註銷紀錄單,將密件袋上及文 件上密等註記以雙線劃去,並加蓋職名章。 (2)還卷時需檢附相關文件:來文降解密通知單影本(來文通知 降解密者)、降解密通知單函稿影本(需轉知其他機關者) 、降解密處理意見表(為本機關創發之密件)。 6.附條件或期限解密案件(於公布時解密、附件抽存後解密), 其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密。於發 文或歸檔時即予解密案件,於送出發文或存查時,應併附「機 密文書機密等級變更或註銷紀錄單紀錄單」辦理解密。 (三)代判(上級)機關文: 1.一級機關代判局稿:發文銜及機關地址以局本部資訊顯示。承 辦人電話、傳真及E-MAIL等則以承辦單位資訊顯示。發文字號 依本局函發代字,各機關自行核給流水號。 2.機關所屬各單位(含外派單位)得依分層負責授權規定,代為 決行,以機關名義發文,逕以機關發文代字辦理,代判所(處 )稿停止適用。 (四)代辦局稿:局屬各機關代辦局稿停止適用。 (五)列管公文: 1.一般公文經機關首長認定為重要案件指定需列管者,由總收文 人員或單位登記桌於收文時勾記列管。 2.一般公文(限期案件或須回覆)列管案件無須申請解除管制, 文結即予結案,機關指派之列管人員透過列管案件查詢確認及 追蹤處理情形。 3.經列管人員確認列管案件辦結未洽宜者,例如應發文函覆卻逕 以存查結案者,應提請承辦人限期創稿發文。承辦人應於通知 後依限辦理,並與原案之文號登錄關聯情形。經列管人員通知 未依限予以處理者,由列管人員依情節輕重提報懲處。 (六)以案管制公文: 1.立委質詢、人民申請、人民陳情、訴願、專案管制及監察案件 等六類公文,均屬「以案管制」公文,收文登錄時公文性質屬 該六類之公文即由系統自動管制,承辦人需透過「表單申請」 辦理解除列管。 2.以案管制公文以首件收文為主案,並於系統註記「案」,提醒 承辦人及各級主管,承辦人有補件(陳)、會勘(查)、會議 (商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返之需要者, 另以「以案創稿」(副案)公文發文,創稿之公文由系統自動 聯結,未自動聯結之公文應由承辦人於「以案管理」作業設定 關聯文號聯結。以案創稿之公文以「一般公文」辦理,發文後 回覆之公文,亦以一般公文收文,由承辦人自行建立以案管制 公文文號聯結。 3.全案欲辦理結案,應以「主案」辦理發文或簽結。主案公文結 案後 5日內應由承辦人將全案辦理情形以表單申請陳核主管解 除列管。逾期未申請,由列管人員稽催提請承辦人申請解除列 管並副知主管督導提出申請。經列管人員 3次稽催仍不申請解 除列管者,由列管人員依情節提報懲處。 4.以案管制公文歸檔,俟全案辦結再將主案及副案併同歸檔,副 案不受發文或存查結案5日內應送歸檔之限制。
三、收文作業 (一)收文作業由收文人員或單位登記桌辦理,以下均簡稱收文人員。 (二)外收件登記:以信件、包裹等各類投遞物品形式送件者,由機關 或單位指定人員辦理登錄,附有現金、票據等者,應即予登錄並 隨收隨送收文人員。 (三)條碼給號暨列印:電子來文登錄系統後由系統自動編給公文文號 ;紙本來文由收文人員自系統取號後,依收文順序黏貼來文上。 條碼得事先列印,並妥為保管,來文本文上仍應加蓋收文日期章 戳。 (四)電子文收文注意事項: 1.收文人員或登記桌應每日檢查電子公文交換系統至少 2次,並 至交通部電子交換系統報表檢核確認電子來文是否轉入線上簽 核系統。 2.匯入線上簽核系統失敗之電子公文應印出紙本掃描,仍以線上 簽核辦理。 3.電子交換來文,實體附件另寄送之案件,由收文人員將電子交 換來文影像印出後,俟附件寄達後以「紙本簽核」方式辦理收 文。 (五)來文附件如涉及有價證券(附有現金、票據等),應登錄後即送 出納單位或承辦單位點收保管,該附件不隨文分送承辦單位,以 免遺失衍生爭議。 (六)紙本來文轉線上簽核掃描作業: 1.如附件屬光碟、大型海報、不易拆解之書冊、無法掃描成A4之 資料、原始憑證、須用印之表冊、收據、證書、摺頁、其他非 紙本形式實體物品或附件頁數大於10頁者,得不做掃描,以紙 本簽核辦理。 2.前項附件頁數掃描上限由各機關依人力自行訂定標準並逐步放 寬,以不得少於10頁為限。 3.紙本來文收文登記,以掃描辨識軟體帶入來文資料者,受限於 軟硬體文字辨識度無法達到百分之百正確,故存檔前應確認帶 入之各項資料是否與原文相符,主旨內容如有錯字、空格、全 形數字等均應修正;以人工方式登錄者,亦應於存檔前再次確 認各項欄位資料無誤。 4.紙本來文經掃描登錄後,依總收文號順序收存,定期送檔案室 併同歸檔,承辦人輸入歸檔資訊時,應檢視掃描影像填寫紙本 來文(含附件)頁數。 (七)收文登記注意事項: 1.登錄來文資料,應依公文性質分類登錄。 2.來文訂有辦理期限者,應登記為「限期公文」並輸入限辦日期 。 3.需回覆公文應於收文登錄時確實勾記。屬限期且需回覆公文者 ,以限期公文勾記。 4.登記附件資訊時,附件說明宜簡明扼要,並註明名稱及份數。 5.遇到重複來文情形時,應洽詢發文機關瞭解重複發文原因,避 免重複收文。 (八)收文人員每日下班前應檢視各類收文方式是否仍有遺漏未收之公 文;下班前 2小時送達總收文人員之文件,應於當日收文編號登 錄分送承辦單位。 (九)重(急)要公文應陳報一層主管者,收文人員應優先收文分辦, 並將來文影印,以公文提陳單送一層主管核閱。 (十)分文/改分注意事項: 1.收文登錄後,得由收文人員逕行分派至承辦單位或承辦人,亦 可由機關指派分文主管辦理分文作業。 2.分文時無法確定承辦單位之案件,經洽詢無單位願意接辦時, 應以公文提陳單或簽辦單簽陳機關分文長官裁示後,據以分文 。 3.公文經分文後,承辦單位認為非屬該單位權責業務,需洽詢受 改分單位同意後,依下列規定辦理: (1)紙本簽核:填寫「公文改分單」,以紙本簽核方式陳送主管 核可後,改分單併同紙本公文全卷送登記桌傳送(或郵寄) 至受改分單位,不送回收文人員改分。 (2)線上簽核:於表單作業申請改分,經核可後系統自動變更新 承辦單位,由承辦人點選傳送受理改分單位即完成改分,公 文無須退回申請改分單位登記桌或收文人員再改分送出。如 屬紙本掃描轉線上簽核者,「受理改分之承辦人」於結案前 通知原收文(掃描)人員寄送原紙本來文辦理歸檔。 (3)單位內之改分,由主管或登記桌逕行改分,無須填寫改分單 及送回收文人員辦理改分。 4.公文經分文後,承辦單位經洽詢欲改分單位卻未獲同意,應以 簽辦單簽請共同上級主管指派承辦單位,再依上開規定據以改 分。 5.內部文不得申請改分機關內其他(內部)單位。 6.分文人員應經常檢視公文改分紀錄清單,以提高分文之正確性 。 (十一)銷案作業: 1.尚未分文承辦,經來文機關通知或公文重複發文…等原因由 收文人員逕行銷案者,須確實輸入銷案原因後辦理銷案。並 定期列印銷案報表陳送文書管考單位主管查核。 2.經分文承辦而申請銷案者,須由承辦人簽辦銷案事由申請銷 案,經承辦單位主管核可後,再由收文人員執行銷案。
四、登記桌作業 (一)公文簽收注意事項: 1.單位登記桌對於送至單位之公文應即時簽收,進行分文,如係 由專人負責分文,亦應先行簽收後,再提醒分文人員進行公文 分派,避免耽擱。 2.簽收公文時,對於紙本簽核公文,需確認紙本已送達且附件與 公文內容相符,再進行簽收。 (二)單位紙本收文登記注意事項: 1.除受文者為個人者得直接送交承辦人外,單位登記桌收受紙本 單位文時,應確實辦理收文登錄。 2.單位紙本文經掃描轉線上簽核辦理者,紙本文由登記桌依序保 存,並由各單位自訂銷毀計畫,執行銷毀。 3.公文採線上簽核方式:進行單位紙本掃描,確認系統帶入之各 項資料與原文相符,紙本文掃描轉線上簽核後,原實體文存於 登記桌處不送承辦人收執,俟該文結案後,如屬單位存查,由 登記桌收存保管並自訂銷毀計畫,執行銷毀。發文後如屬機關 存查,則由承辦人向登記桌取回該實體文並完成全案編寫頁碼 後,列印歸檔附件清單併送檔案室歸存上架。 (三)公文傳遞: 1.進行線上公文傳遞,應注意確實依設定流程傳送,如屬會辦性 質,應檢查相關人員已會畢再行送回;紙本簽核案件,應於線 上流程傳遞後30分鐘內將紙本送出。 2.紙本簽核公文,於送會、陳核判等傳遞過程中,均應使用公文 夾,一文(案)一夾,且一夾到底,會辦過程中仍應使用主辦 單位之公文夾,無需抽換。 (四)發文/存查注意事項: 1.內部文結案以單位發文或存查為原則,並以電子格式歸存單位 檔;有下列情形者仍應辦結後歸存機關檔(單位發文後歸存機 關檔): (1)重要事項以單位文簽請一層主管批示者。 (2)內部文以機關名義發文者。 (3)以單位名義發文,惟受文者含有非本機關內部單位或人員者 。 2.對於送發或送存結案之公文(含單位文),登記桌應先檢查文 稿批示之決行用語是否正確,再送件。 3.單位發文 : (1)單位文(含便箋)含有實體附件者,須採紙本發文,亦即執 行單位發文作業時,受文者之發文方式需為「人工交換或郵 寄」,紙本文印出後連同附件以「單位發文送件表」送受文 單位簽收。 (2)公文正副本含有可電子交換發文者,應於發文次日檢視系統 公文電子交換情形,如有異常應即改發紙本文;並每日核對 電子發文清單,檢視是否有漏發之電子文。 (3)各機關人事、政風、主計、鑑定會及外派單位(監理站、分 站、工務段)等得以單位名義發文,其他單位應有機關授權 始得以單位名義發文。 4.單位存查: (1)單位登記桌對於承辦人送請單位存查之案件,應檢視案件是 否已決行,再執行存查作業。 (2)單位文如以紙本簽核辦理,發文或存查時,應由承辦人將來 文及簽辦過程文件掃描為電子檔,儲存於公文系統(即上傳 為參考資料),以便日後查閱參辦。簽核紙本全卷交送登記 桌保管,並由各單位自訂銷毀計畫,執行銷毀。 (五)稽催與報表列印:各單位登記桌應定期列印稽催報表提醒承辦人 公文儘速辦理;會辦案件超過 4小時以上尚未會畢送出者,催請 承辦人或主管加速會辦。逾期案件並應列印報表送各業管主管督 導辦結。
五、承辦人 (一)擬辦/改分:公文應儘速分辦至承辦人,承辦人(或代理人)應 隨即開啟公文確認是否為應辦權責事項,並儘速擬稿簽辦或辦理 改分。改分時限依本局文書流程管理作業要點規定辦理。 (二)為便於承辦人擬稿,部分公文範本於第一次開啟公文製作時,自 動導入相關資訊(例如開啟函、書函,於說明一自動導入「依據 【來文者】【來文日期】【來文字號】號函辦理」字樣…等輔助 功能),承辦人應本於權責修改正確後再行陳核,不得以系統自 動帶出為由搪塞推諉。 (三)以文管制公文,文結即案結。承辦人對於同一案情,前後產生之 相關公文,可以關聯文號串聯勾稽,以利日後查詢、調案。 (四)以案管制公文,如有發文查證或補件…等之必要者,需另行創稿 ,不得原收文號逕行發文或簽存查。全案欲辦理結案應以該「案 管案件」簽結(發文或簽辦存查),並於表單申請作業申請解除 列管。 (五)主管核可案件,承辦人應確實檢視決行用語。簽結案件送繕發文 或送存前,需輸入歸檔資訊後再送出,發文案件由承辦人辦理清 稿校對及稿轉函,歸檔資訊內容有誤,檔管人員得退回承辦人修 正後再依流程送出歸檔。 (六)送會與會辦: 1.線上簽核案件,送會 2單位以上,以同步分會為原則,會辦單 位於系統內直接表示相關意見,無須以簽稿會核單辦理。「紙 本簽核」案件送會超過 2個單位者,以「簽稿會核單」辦理, 如以同步分會辦理者,複製擬稿及來文附件全卷分送會辦單位 核章,會辦單位於文稿批核頁表示意見並核章送回原承辦單位 ,承辦人彙整意見後,併同各單位簽稿會核單陳核及辦理後續 結案事宜。 2.會辦應視同速件辦理,公文內容如屬知照事項,受會單位認為 有轉會內部人員必要者,應以「覆知」流程設定、轉傳電子郵 件或其他適當之方式轉知內部人員,以免會辦單位再內會耗費 時間,影響主辦單位辦理時程。 (七)併辦與彙辦: 1.併辦與彙辦案件均應隨主案簽奉核可,不得將新收入之案件併 入已決行之案件為子案。公文時效統計以母案計算: (1)併辦:多件勾選,系統自動以首件收文(即收文日期最早或 文號最小者)為母案。 (2)彙辦:多件勾選,系統自動以最後 1件收文(即收文日期最 晚或文號最大者)為母案。 2.簽核方式不同,不得列為併/彙辦案件,須分開簽辦並以關聯 文號聯結。
六、表單申請(決行層級表詳如附表1) (一)公文展期申請或變更限辦日期申請: 1.公文展期申請 : (1)案件經詳細檢討,「一般公文」且「非限期案件」始可申請 展期,其他「以案管制」公文則為延長辦理期限,須簽請主 管核可後,會請管考人員修改公文限辦日期。預計不能於規 定時間內辦結時,承辦人應在處理時限屆滿前,報請權責主 管核准展期。 (2)歷次展期日數累計逾 7日以上,需經一層主管(或幕僚長) 核可,展期申請次數最多2次。 (3)各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期案件。 逾期案件經辦理展期,仍為逾期,僅於展辦期限內可不被稽 催列管,如公文確有積壓事實者,仍應負積壓責任。 2.一般公文限期案件變更限辦日期申請: (1)來文訂有期限,如不能按期辦結時,應於限辦日期屆期前先 行協調來文機關,如來文機關同意更改處理期限(視需要填 具公務電話紀錄備查),於變更速別及限辦日期作業辦理變 更限辦日期;如不同意,承辦人員應依來文規定期限內辦結 。 (2)限期案件由系統預帶「業經○○機關○○承辦人電話同意於 ○○年○○月○○日前回覆」,承辦人應確實填寫申請。 (3)行車事故鑑定(或覆議)案件,依車輛行車事故鑑定及覆議 作業辦法第9條規定:「自受理之翌日起2個月內鑑定完竣, 因特殊事故未能於前項期限完成鑑定者,得予延長」,須簽 請主管核可後,會請管考人員修改公文限辦日期(無須透 過表單申請展期),以1次為限,最長不得超過2個月。 (二)調案及借調展期申請: 1.以線上簽核辦結之案件,原承辦人得視需要於系統內檢閱相關 電子檔,無須辦理調案申請。因退離職或業務調整調至他單位 ,則需透過調卷申請始得開啟。 2.申請調閱本單位線上簽核案件,經權責主管同意系統即自動開 放可檢視功能,並於15日(日曆天)後自動關閉,如仍有調閱 需求,須重新申請調閱。 3.調閱非本單位公文,或已裁撤單位公文,需經本單位主管及權 責主管同意始可調閱。 4.調閱紙本公文,自檔管單位借出後,應於期限內歸還,如未能 於期限內歸還,應辦理借調展期申請。屬「檢調」借調案件, 應先簽奉核准,再於借調申請表單借調事由填入奉核文號申請 檢調借調。 5.檢調借調申請最長1年,最多可展期1次。逾期仍未歸還者,由 申請單位函請借調機關查覆預定借調終止期限,並依查覆結果 重新申請。 (三)以案管制案件解除列管申請: 1.以案管制案件應以主案辦理發文或存查,並於結案後 5日內申 請解除列管。 2.申請解除列管由承辦人輸入主案文號後,系統帶出相關聯的以 案管制副案,副案辦理時未以以案管制創稿方式辦理者,須由 承辦人於以案管制作業予以聯結。 3.以案管制案件是否合以解除管制,由各業管主管本於權責認定 ,各列管人員則透過列管案件追蹤解除列管妥適性。 (四)專案管制: 1.一般公文如為限期案件不得申請為專案管制案件,一般公文申 請專案管制案件以期限內提出為原則,且須經一層主管核可。 2.專案管制申請次數最多 2次(即申請1次,最多展延1次)。自 「收創日」起算迄預定辦結日期,不得少於30日,累計最多不 得逾180日(日曆天)。 3.專案管制案件應符以下成立要件: (1)實質要件:需經長時間多方面研議且需時30日以上方可辦結 之繁雜案件,諸如涉及政策、法令,或需多方會辦、分辦始 能定案者,可列為專案管制案件。 (2)程序要件: A.須於案件處理時限屆期前依規定提出申請。 B.如因機關首長或單位主管書面指示而符合前述實質要件者 ,申請時間不受前項限制,惟書面指示應掃描以電子形式 上傳表單申請作業辦理申請。 C.應由承辦人敘明「專案名稱」、「預定結案日期」、「申 請理由」,並訂定作業時程及預定完成時間,送交專責管 制單位審核後,陳請一層主管核准。 D.如未能於預定完成時間辦結,應於屆期前申請展期。 4.專案管制案件單獨統計管制,不列入一般公文統計數量。 5.一般公文以案管制公文如限期案件、立法委員質詢案件、人民 申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質 ,均不得列為「專案管制案件」。 6.專案管制案件應嚴格審查、嚴密管制,避免浮濫。 (五)延後歸檔申請: 1.公文結案後,應於 5日內歸檔。因故未能立即歸檔者,須於表 單申請作業申請延後歸檔,每次申請最多5日,申請次數最多2 次。 2.應歸檔案件結案後逾 5日仍未送檔案室歸檔,亦未依規定申請 延後歸檔者,由檔管人員催請承辦人辦理歸檔或提出延後歸檔 申請,經催辦3次仍未依規定辦理者,提報懲處。 (六)變更速別申請: 1.對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得經業管主管 核准後調整來文處理速別。 2.變更速別申請核准後,由系統依據變更後的速別自動變更「限 辦日期」(即最速件1天、速件3天或普通件6天)。 3.速別經變更調整後,於變更後之限辦日期內辦結者,不以逾期 論處。 (七)改分申請(參照第三條第(十)點分文/改分規定): 1.線上簽核案件以表單作業申請改分,紙本簽核案件仍以紙本簽 核方式辦理。 2.應確實洽詢受改分單位承辦人或主管同意後,再填寫改分申請 事由。
七、各級主管 (一)擬辦公文: 1.一層主管原則核稿不擬稿,如有擬辦事項,僅限簽辦單或出席 會議報告單等範本,不可擬辦發文文書。 2.二層以下主管得以承辦人身分自擬文稿或指派自己為公文承辦 人,並依公文承辦人流程規定辦理。 (二)公文批核: 1.線上簽核案件應逐稿併同附件詳實審核,主管可逕行於電腦畫 面修改文稿內容並存檔。修改歷程由系統自動紀錄。多稿併陳 案件批核僅以 1次存檔確認。一文多稿案件如其中一稿經主管 認有疑義宜再修改,應全卷退回承辦人修改後,重新陳核。 2.會辦他單位公文,須經主管核章始可送出,且以層級對等為原 則。例如監理站會辦監理站,原則應經主辦站長核章後始可送 會其它監理站,並由受會監理站站長核可後再送回,惟為加速 會辦時程,各級主管得依分層負責授權範圍會畢即可送出(如 受會監理站股長會畢即可送回原主辦監理站)。 3.上開分層負責授權範圍,由各級主管衡諸權責辦理,系統不予 強制管控。 (三)督導管理與補簽: 1.各級主管可透過公文系統了解本單位公文待辦或逾期情形,應 本諸權責督導管理,積極提升本機關、單位公文處理時效。 2.依期限應提出申請案件,經權責人員通知承辦人員依限辦理, 並副知主管,主管應積極督導轄屬人員辦理,如仍未予處理, 主管與承辦人依情節負連帶責任。 3.承辦人以臨時憑證辦理加簽者,應於次日辦理補簽。逾 5日仍 未辦理補簽者,由主管代承辦人辦理補簽。 (四)表單批核 1.各級主管應本諸權責確實審查各項表單申請事由及預定辦理期 限。 2.各級主管應隨時查看表單申請案件,並優先批示公文改分申請 單,以免影響受改分單位公文辦理時效。
八、發文作業 (一)簽收注意事項: 1.檢視發文附件是否齊全,不全時應請承辦人即時補正,未於半 小時內補正者,應予退件。 2.檢視決行用語是否准予發文。 (二)繕發注意事項: 1.檢視函文內容,發現明顯錯字,應敘明錯誤之處退請承辦人更 正;有正副本增刪或發文方式不正確,應退請承辦人修正後再 發文。 2.公文正副本含有可電子交換發文者,應於發文次日檢視系統公 文電子交換,如有異常者應確定無法發送電子文,即應改發紙 本文;並每日核對電子發文清單,檢視是否有漏發之電子文。 (三)監印注意事項:監印人員應備置「印信蓋用登記」表,對已核定 需蓋印之文件,應予登錄並載明(發)文字號,申請表應妥為保 存,以備查考。 (四)機關紙本發文: 1.外派單位以機關名義發上行文者,如為紙本發文,由單位發文 人員繕校後,點送流程至機關發文人員,機關發文人員列印函 文及附件並用印後,送機關郵務人員逕行寄出。 2.發文附件如為實體附件無法由機關人員逕行印出者,單位發文 人員應將實體附件即送機關發文處,仍由機關發文人員印出函 稿用印再併同附件發文寄出。 3.單位主管判行案件送交機關發文,機關發文人員僅為代發用印 ,發文相關繕校檢核仍由單位發文人員辦理。 4.如屬紙本簽核,無須列印附件者,原簽擬奉核紙本全卷由單位 發文人員檢核確認,無須送至機關發文人員。 (五)發文人員應依郵件性質於系統內登錄相關資訊,並列印各類郵資 清單,以為郵費報銷之依據。 (六)郵務作業: 1.密件應以雙信封郵寄。 2.掛號號碼登錄 (1)自郵局取回預編掛號號碼:依掛號號碼刷入系統登錄。 (2)郵局編給掛號號碼後再回傳者:郵件交寄 5日內須於系統內 回填掛號號碼。 (3)外派單位以機關名義紙本發文者,由機關人員郵寄及登錄郵 務相關資料。
九、稽催列管 (一)稽催作業 1.功能樹提醒:進入公文系統主畫面,列出即將逾期及已逾期件 數暨明細,各承辦人應優先辦理。各級主管畫面亦顯示本單位 將逾期及已逾期件數暨明細,應確實督導所屬人員儘速辦理。 2.E公務精靈提醒:個人電腦於開機時載入E公務精靈,公文系統 雖未開啟,如有新分派公文或公文逾期情形,定時提醒。 3.報表稽催:各單位稽催人員應定期列印稽催報表,針對逾期公 文要求承辦人儘速辦結。自稽催報表送達日起 3日內,各承辦 人應於稽催報表上敘明逾期辦理原因並蓋章,經陳送單位主管 審核後退還稽催單位。 (二)列管案件追蹤: 1.各機關應針對各項列管案件,設置專責列管人員。 2.各列管人員就對專責列管項目每日追蹤查詢,並對即將逾期或 已逾期列管案件提送稽催。 (三)稽催報表: 1.人民陳情案件應由列管人員輸入陳情類別…等相關資訊,以確 保報表正確性。 2.各項稽催報表應於每半年至少驗算 1次,如有錯誤或疑義,隨 時與總局專責人員聯繫或反映。
十、檔案管理 (一)紙本簽核公文點收:簽收公文應及時,並注意簽核方式為紙本者 ,需俟紙本送達後才簽收。 1.紙本簽核公文結案後應於 5日內併同歸檔清單送交檔管人員辦 理點收。未於 5日內送歸檔案件,檔管人員應予稽催,經稽催 後 1日內仍未送歸檔案件,檔管人員應予退件,並依情節簽辦 議處。 2.檔管人員應詳細檢查歸檔密件專用封套上各項欄位記載與密封 狀態是否有遺漏不全以及未符合規定之情形,如有上述情形應 退回承辦人補正後再依流程歸檔。 3.歸檔附件 (1)對於歸檔之紙本附件,應核對是否與公文附件實體表單記載 相符,如有錯誤,應請承辦人補正。 (2)來文紙本附件應隨文歸檔,如未能隨文歸檔,應簽請核准並 於附件單上敘明未歸檔原因。 (3)附件抽存續辦者應註明預定歸還日期。拒絕補正者,其相關 人員專案簽請懲處。 (4)來文附件採逕行至相關網站下載或以電子郵件、傳真、另寄 等方式傳送,承辦人應於下載或收到後,以電子檔附掛於函 文參考資料,或列印出紙本歸檔,以符合檔案點收規定。 (5)未依上開規定辦理,檔管人員得予退回承辦人回復列管。 4.因抽辦暫未送歸檔之公文附件,承辦單位應於預定歸還日前送 交檔管人員辦理點收,逾預定歸還日仍未送歸檔之公文附件, 應先歸檔後,再由承辦人申請調卷。 5.送歸檔案件應依各類文書作業規定於 1日內完成查核並辦理點 收。 6.紙本簽核公文點收時,如公文上有註記「補陳」者,由發文或 存查人員先行補陳後,再逕行辦理歸檔作業。 (二)線上簽核公文點收:辦理線上簽核公文點收應檢視歸檔公文之決 行用語是否正確,發文函稿應批示「發」,存查案件應批示「存 」或「如擬」,並注意是否有發文案件誤送存歸檔之情形,並詳 細核對全案內容與數量,經確認無誤後方能點收 1.檔管人員應每日辦理線上簽核公文點收,如有不符規定者,應 依「文書及檔案管理作業電腦化作業規範」之規定予退件,俟 補正後重新送歸檔辦理點收。 2.有關紙本來文經轉製電子形式而完成線上簽核辦畢,紙本來文 應併同歸檔,檔管人員應依「機關檔案點收作業要點」第 9點 規定進行查核,確認無誤後始得點收編目歸檔上架。有應歸檔 而未歸者,應催請承辦人員辦理歸檔。 3.來函附件採逕行至相關網站下載或以電子郵件、傳真、另寄等 方式傳送時,承辦人應於下載或收到後,以電子檔方式附掛於 函文參考資料、列印紙本或燒錄光碟等適當方式併同歸檔,以 符合檔案點收規定。 4.檔管人員應每日辦理已點收線上簽核公文加簽作業。 (三)立案編目: 1.檔管人員應於每年第四季編製下一年度擬立案清冊,會各單位 修正,綜整後辦理下一年度立案作業。 2.檔管人員應於當年度結束前,辦理立案年度轉換作業。 3.送歸檔公文,檔管人員應於案件查核後 2日內辦理案件層級編 目作業,紙本簽核公文編目時應檢查紙本內容或機密檔案專用 封套上記載項目與系統登錄資訊是否相符;不符時應辦理補正 。 4.線上簽核公文編目自案內 501卷起編,每50目由系統自動轉換 為下一卷。 5.曾為或現為機密案件於編目時,檔管人員應賦予密件編號並登 錄於系統內,以利後續查詢管理。(機密案件密件編號編碼原 則為:年度號 3碼+單位代表號1碼+流水號5碼,其中單位代 表號為各單位案次號所含英文字) 6.機密文件之解密條件為無確切日期(如另行通知解密、公布後 解密)者,應至少每半年定期清查,提請承辦人確認是否解密 。 7.併案時子案簽核方式應與母案相同,不同簽核方式之公文不得 併案,僅能以關聯文號方式聯結。檔管人員對於錯誤之併案公 文退回承辦人更正。 (四)目錄彙送: 1.案卷所涉案情於半年內未續為辦理或新增案件時,檔管人員應 於每年彙送期程(1月、7月)前辦理案卷著錄作業。 2.每年至彙送期程(1月、7月)時,檔管人員應將前半年新增或 更新之已著錄案卷電子目錄轉出,檢測無誤後,線上傳送至機 關檔案管理資訊網完成目錄彙送作業。 3.機密文書解密後,應依原彙送層級辦理補彙送或回溯建檔補彙 送。 4.檔案辦理銷毀,移轉、移交作業後,應即時辦理更新目錄註記 及彙送作業。 (五)檔案借調: 1.檔管人員應每日辦理檔案檢調作業。 2.承辦人借調檔案逾限未歸還,檔管人員應予稽催,經稽催後 3 日內未辦理借調展期或歸還者,應簽請議處。 3.借調主辦案件: (1)紙本檔案:以線上申請調卷經單位主管同意後,傳送檔案室 辦理調卷。 (2)電子檔案:依系統設定使用權限,逕行線上瀏覽。 4.借調非主辦案件: (1)紙本檔案:以線上申請調卷經借調單位主管及案件承辦單位 主管同意後,傳送檔案室由檔管人員進行准駁作業辦理調卷 。 (2)電子檔案:以線上申請調卷經非主辦單位主管及承辦業務單 位主管同意後,由檔管人員進行准駁作業開放線上瀏覽。 (3)借調非本單位主辦之機密案件須經一層主管核可。 5.調閱回溯檔案採紙本調卷方式。 (六)歸檔掃描: 1.每日歸檔之紙本案件,各機關視人力應於編目後或密件解密後 10日內辦理公文影像檔掃描上傳作業。 2.公文線上簽核系統建置前辦理之案件,各機關視人力逐年辦理 公文影像檔補掃描上傳作業至全數辦理完畢止。
十一、系統管理 (一)訂定系統或設備異常之公文處理機制,並每年進行演練乙次。 (二)定期清查使用者帳號,是否有職務異動權限未調整或離職權限 未關閉之情形。 (三)應於每年人事行政總處公佈隔年「政府行政機關辦公日曆表」 後進行工作天維護設定。
十二、本作業規範自局屬機關第一階段試辦機關上線之日起實施。如有未 盡事宜,得適時補充或修正。