一、交通部公路總局(以下簡稱本局)為辦理檔案保存價值鑑定,提升檔 案管理效能,特依據「檔案法施行細則第十三條」及「檔案保存價值 鑑定規範第十一點」之規定成立檔案保存價值鑑定小組(以下簡稱本 小組),並訂定本要點。
二、本小組置召集人一人,由本局業務副局長兼任;置副召集人一人,由 本局主任秘書兼任;置執行秘書一人,由秘書室主任擔任;委員由各 組、室主管(或副主管)擔任,幹事由各組、室指派一名科室主管( 或資深人員)擔任,均為無給職。
三、本小組執行秘書承召集人(或副召集人)命令辦理檔案保存價值鑑定 相關事務,幕僚作業由秘書室文檔科負責辦理。
四、本小組任務為辦理有關本局檔案保存價值之鑑定事宜,遇有下列情形 ,應由召集人召開檔案保存價值鑑定會議: (一)修訂檔案保存年限區分表,認有必要者。 (二)檔案銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者。 (三)檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。 (四)檔案因天災或事故致毀損者。 (五)機關永久保存檔案移轉國家發展委員會檔案管理局前。 (六)受贈、受託保管或收購私人或團體所有珍貴文書認有必要者。 (七)辦理檔案蒐集與鑑選入庫,認有必要者。
五、本小組會議主席由召集人擔任,召集人因故未能出席時,由副召集人 擔任,副召集人亦不能出席時,由出席委員互推一人為主席。
六、本小組會議應有全體成員過半數之出席始得開會;其決議應有出席成 員過半數同意行之;正反意見同數時,由主席裁決之。
七、成員應親自出席會議,不克出席時,得指派代表。 前項指派之代表列入出席人數,並參與會議發言及表決。
八、本小組於必要時得邀請相關機關人員、學者專家,列席會議指導,並 得依規定支給出席費。