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條文內容

名稱:交通部公路總局會議室管理及使用要點

中華民國103年3月6日 修正

一、宗旨
    為使本局會議室發揮有效功能及管理維護,規範相關使用之事宜,特
    訂定本要點,以提供各單位利用。
二、會議室現況
  (一)二樓會議廳(多功能會議廳可移動階梯有二百二十個座位外加活
        動座位三十二個,約可容納二百五十二人)。
  (二)三樓第一會議室(約可容納六十人)。
  (三)三樓第二會議室(約可容納三十六人)。
  (四)三樓第三會議室(兼社團活動約可容納三十二人)。
  (五)各組室研討室。
三、管理規定
  (一)本局會議室以供本局各項會議(集會)使用為優先。
  (二)本局會議室除供本局各單位使用外,亦可借予本局所屬機關。
  (三)其他政府機關借用會議室(廳),應先行文本局,經簽奉核可後
        始可借用,並應遵守本局會議室管理及使用要點。
  (四)會議室內空調、燈光、音響及視聽等設備由本局管理單位操控,
        如需使用會議室相關器材設備,請於會議前一日,向管理單位洽
        借並暸解設備使用狀況,並於會前三十分鐘洽借麥克風、雷射(
        投影)筆等器材並測試,俾開會時能正常使用,用畢後如數交還
        ,若有毀損依規定賠償。
  (五)會場布置依現場既有設備為原則,如有需要特殊布置或會場加裝
        設備,應先將布置計畫提出送管理單位同意,並於會後負責恢復
        會場原狀,若有損壞原有設備,使用單位應負責修復或賠償。
  (六)其他政府機關借用會議廳,應於會後清理現場(或洽本大樓清潔
        公司處理,所需清潔費用由使用單位負擔),如有未清理物品概
        以廢棄物處理。
  (七)本局嚴禁隨意張貼標示、海報等,如有需要請洽管理單位洽借海
        報標示牌、指引立牌等。
  (八)本局各樓層研討室之使用管理由各單位比照本要點辦理。
  (九)響應行政院環保署「政府機關、學校紙杯減量方案」,會場不提
        供紙杯。
四、登記程序
  (一)使用單位可於本局 e化中心網站先行登記預約,註明會議日期、
        時間、地點、名稱、主持人、使用單位、承辦人姓名及分機。開
        會時間奉核後或確定使用時,請電洽管理單位核定該筆預約登記
        (免開會通知副知管理單位)。
  (二)本局會議室僅開放未來二個月內之登記預約,採核定登記制,核
        定者優先使用(先預約未通知管理單位核定,不予保留優先使用
        ),以維護會議室公平使用原則。
  (三)若核定登記使用之時段與本局首長主持之緊急會議衝突,原已核
        定時段必須讓出。
  (四)使用單位因特殊事故,無法如期使用,應於會議取消時通知管理
        單位取消已核定之登記;如未通知取消核定,由管理單位登記違
        規次數,每月達三次以上者,並於局務會議提報。
五、會議室現有器材借用單詳如附件。