名稱:交通部文書流程管理作業要點
中華民國105年1月21日 修正
一、為提高本部公文處理效率及品質,依據行政院「文書處理手冊」及國
家發展委員會「文書流程管理作業規範」訂定本要點。
二、公文處理時限:
(一)部次長交辦案件、急要公文應隨到隨辦,並視案情親持辦理。
(二)一般公文:
1.最速件:一日。
2.速件:三日。
3.普通件:六日。
4.來文之處理速別與公文性質不符者,得經由收文單位主管或指
定之授權人員核定後調整來文處理速別。
(三)限期公文:
1.來文或依其他規定訂有期限之公文,依其規定期限辦理。
2.收文時已逾文中所訂期限,以普通件處理時限辦理。
3.來文如有二個以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期進
行管制,其間若須發文則以創稿或原案附號管制處理。
4.變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
(四)需回覆公文:來文請求回覆但未明訂期限者,以來文速別為處理
時限,惟需追蹤至實質辦結。
(五)開會通知單:
1.以來文指定之開會日期為處理時限。
2.收文時已逾開會日期,以普通件處理時限辦理。
3.本部召開會議之會議紀錄應於會後五日內辦結。
(六)會辦公文:
最速件、速件公文之受會處理時限為一日,普通件公文之受會處
理時限為二日。
(七)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結
之複雜案件,得申請為專案管制案件。
(八)各單位因應業務需要辦理之特定類別公文,難於來文速別時限內
辦結,其性質及複雜程度又未符專案管制要件,且數量偏多,得
簽奉核准為特殊性案件並訂定處理時限,惟仍依一般公文原則管
制統計。
(九)立法委員之質詢案件、專案及施政質詢案件擬復期限為五日,代
擬代判院稿案件為六日,並應依「行政院與所屬各機關及直轄市
政府辦理答復立法委員質詢案件處理原則」辦理。
(十)人民陳情案件依「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」
與本部處理人民陳情案件要點相關規定辦理。
(十一)人民申請案件依行政程序法及本部各類人民申請案件相關規定
辦理。各業務單位應按其性質區分類別、項目,分別訂定處理
時限,並公布於本部網站。
(十二)訴願案件依訴願法規辦理。
(十三)監察案件:
1.監察院糾正案、調查意見函請改善案及委託調查案件,依「
監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定辦理。
2.監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者,依公文所訂
期限辦理;未敘明辦理期限者,以發文日起二個月為期限。
三、各類公文之處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、
訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日。
四、公文管制方式:
(一)一般公文之處理採以「文」管制方式。
(二)限期公文、需回覆公文、開會通知單、專案管制案件、人民申請
案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件
或其他指定案件之處理採以「案」管制方式。
(三)以「案」管制案件處理過程中,凡屬蒐集資料、通知補件、會議
(商)、請釋(示)、查詢等機關(單位)間公文往返等文件,
應創稿處理,原文號需全案辦畢後始可銷號。
五、公文登錄及收、分文注意事項:
(一)文書人員應依一般公文、立委質詢案件、人民陳情案件、人民申
請案件、訴願案件及監察案件之公文性質正確分類並登錄本部公
文管理線上簽核系統(以下簡稱公文系統)。
(二)收、分文時間不得逾半日,每日下班二小時前收到之公文應於當
日編號登錄並分送承辦單位,急要公文並應隨到隨分辦。
(三)公文如涉及兩單位以上業務,由該文比重較重或分列項目較多之
單位主政;如兩單位之份量、項目均相同者,以來文所述之首項
業務辦理單位為主辦單位。惟內容如屬任務編組或依分層負責明
細表明訂有彙辦工作項目之單位,優先分文予案關之窗口單位或
分層負責明細表列屬彙辦性質之單位主辦。
(四)公文從收文(創簽稿)至歸檔之處理過程均應於公文系統正確登
錄,如因時效緊急未先登錄流程,應予補登。
六、公文改分注意事項:
(一)收文後認為非屬本單位權責,應速以改分移文單敘明理由及改分
單位,經單位副主管以上人員核可後,移送建議改分單位或退還
分文單位改分,不得留置或逕予退件。
(二)公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位,單位間有分文爭
議,單位主管人員應先行協調,如獲共識,應逕移文收文單位以
免影響公文辦理時效,倘仍未獲共識,始可移請文書單位陳請主
任秘書或其指定專人協調判定。
(三)改分公文之管制及統計仍以總收文原登錄收文日期為起算點。
七、會辦公文注意事項:
(一)會二個(含)以上單位,應使用「簽稿會核單」。
(二)公文同時會二個單位,應順移層轉會辦,會辦單位達三個(含)
以上,應同時分會。
(三)受會單位應依專業及職掌簽擬會辦意見,不得逕予退件或拒不會
辦。
(四)受會單位倘有意見,應送回主辦單位綜整後再陳部次長。部屬機
關代辦部稿或陳部簽,本部各受會單位倘有意見,亦應先請主管
業務單位綜整後再陳核部次長。
八、機密文書處理注意事項:
(一)機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
各單位處理機密文書,應依國家機密保護法與其施行細則、文書
處理手冊及相關法規辦理。
(二)國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一
般公務機密文書列為「密」等級。
不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級為機
密等級。普通文書與機密文書合併使用或處理,應以機密文書方
式處理。
(三)本部及各單位應指定密件專責人員辦理機密文書相關作業。
(四)機密文書應註記解密日期或條件。
(五)機密文書非必要不得複製,亦不會簽(稿);倘確需會簽(稿)
,應儘量減少會簽(稿)人數,並將與該會簽(稿)單位無關之
公文、附件部分抽離,同時儘量免用或減少副本。
(六)機關內機密文書之傳遞應使用密件傳遞封套,並於封口處蓋章。
對外發文時應裝於雙封套內,內封套加蓋機密等級並密封,外封
套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。歸檔時應使用
機密檔案專用封套。
九、公文陳核部、次長及主任秘書注意事項:
(一)公文於單位內部陳核時已有較多修改,應清稿再陳。
(二)所有陳核之公文書皆需登錄公文系統,如因時效緊急不及辦理,
應於事後補登。
(三)陳核之存查公文一律使用「存查案件批示單」。
(四)簽辦公文應使用正式「簽」,不可使用「便簽」。
(五)出席部外重要會議,應於會後二日內將「出席會議報告單」及相
關資料陳核至部次長。
十、其他公文處理注意事項:
(一)簽辦總統府、行政院交辦事項之公文,應清楚列出指示依據。重
要公文應由主管親自確認並簽名。
(二)各級主管批核公文應明確、迅捷,如有任何指示,應明白告知該
承辦人重擬、更改或銷案。
(三)公文中「金額」、「數據」或重要內容倘經修改,應於修改處蓋
章以示負責。
(四)於公文面簽名或蓋章應加註日期、時間。
(五)承辦人員或核稿人員公差、請假時,應由職務代理人代辦。
(六)公文不可先存查銷號再以影本續辦。
(七)部內各單位間洽辦公務,應採電子郵件、便簽、會辦等方式,避
免行文處理。
(八)公文正、副本欄位應填列受文機關或人員,如有需說明或辦理事
項,應撰寫於公文內文;並應避免發送不必要的公文副本。
(九)數字使用應依「公文書橫式書寫數字使用原則」辦理。
(十)公文及附件紙張使用以A4為原則,A3為例外。撰寫方式以直式橫
書為原則,橫式橫書為例外。
十一、公文稽催:
(一)每日稽催:將屆處理時限或已逾處理時限之公文,公文系統每
日進行稽催。
(二)每週稽催:每週由公文系統就逾期公文進行稽催,各單位應於
收到稽催通知三日內至公文系統填復辦理情形。
十二、公文展期:
(一)一般公文未能於處理時限內辦結者,承辦人應辦理展期。
(二)公文展期最多二次,每次最多十四天,並於公文系統申請。
1.三日內:科組長。
2.七日內:單位主管。
3.七日以上至十四日:部次長。(首次申請應由單位副主管以
上層級審核,第二次必須由單位主管親自審核後再陳部次長
核可)
(三)限期公文無法於來文指定期限辦結者,經協調來文機關同意修
改處理時限,並於公文系統填寫「限期公文展期申請單」,簽
奉單位主管核定,由單位文書人員於公文系統修改限辦日期。
(四)人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件及監察案件等另訂有
展期規定者,依其規定辦理。
十三、專案管制:
(一)專案管制須於原件處理時限屆期前依規定於公文系統提出申請
,訂定作業時程及預定完成時間,以書面陳核,經本部秘書室
審核後陳送主任秘書核准,申請單併公文歸檔。
(二)未能在規定期限內辦結者,應在屆滿處理時限前辦理展期,並
重新填具專案管制案件(展期)申請單,修正作業時程及預定
完成時間,經本部秘書室審核陳送主任秘書核准,展期申請單
亦併公文歸檔。
(三)秘書室應列管專案管制案件,定期提報辦理情形,並依承辦人
之結案公文資料作為解除列管依據。
(四)限期公文、開會通知單、立法委員質詢案件、人民陳情案件、
訴願案件、人民申請案件及監察案件不可申請專案管制。
十四、文書流程管理權責:
本部同仁應基於自我主動及全面管理原則,掌握時效,積極處理公
文,並配合秘書室、總務司及本單位文書人員之公文查催管制等作
業,同時主動檢討作業程序,簡化工作流程。
(一)單位副主管:
1.負責督導本單位文書流程管理事項。
2.公文逾期情形嚴重者,應督促承辦單位儘速處理,必要時應
予懲處。
3.公文有改分爭議時應與相關單位人員協調。
4.將本單位人員處理公文績效表現列為年度工作考績與績效考
評之參考依據。
(二)科(組)長或同層級主管人員:
1.應教導承辦人公文處理原則及方法,並督導承辦公文應實質
辦結,以維公文時效及品質。
2.對即將到期及已逾期公文而尚未辦理展期者,應督促承辦人
依規定妥適處理。逾期嚴重者應即督促承辦人儘速辦結。
3.視需要適當調配人力,並落實職務代理制度,督促各代理人
確實於時限內辦妥應代辦公文,避免積壓公文情事。
(三)承辦人員:
1.承辦之公文均應登錄公文系統納入管制,並在處理時限內辦
結;對於無法於期限內辦結者,應依規定申請公文展期或專
案管制。
2.自簽辦之日起至發文或存查之日止,應主動注意各階段之公
文處理情形,必要時應親持辦理或適時查催。
3.接獲逾期公文稽催通知,如尚未陳核應儘速辦理,若已陳核
應檢視公文流程,檢查公文尚未辦結之癥結並優先採相關積
極作為如親持等,不宜先辦理展期以美化公文處理狀態。
4.公文處理超過十四天且逾期已結案件,應於接獲公文系統通
知後三日內至系統填寫「逾期檢討表」。
5.逾期三十日以上未結案件,應於接獲公文系統通知後三日內
至系統填寫「個案分析表」。
6.具以案管制性質案件,應辦理查催至實質結案,不可轉文或
存查後即置之不理。
7.結案之以案管制公文,除限期公文、需回覆公文、開會通知
單由承辦人自行至公文系統「以案管制」填復處理情形解除
列管,餘人民陳情、人民申請、立委質詢、訴願案件、監察
案件及專案管制案件則由各管理者依填復之處理情形解除列
管。
8.公差、請假時應請職務代理人代為處理公文,以避免積壓情
事。
(四)單位文書人員:
1.即時處理公文收文、分辦、送會、會畢、陳核、送繕及歸檔
等作業。
2.每週針對本單位即將到期公文提醒承辦人儘快辦結、申請展
期或專案管制;對逾限案件未依規定辦理展期者,持續查催
承辦人,並將情形陳報副主管;公文系統每週發送之逾期公
文稽催表,應於三日內請承辦人至系統回復辦理情形。
3.對嚴重逾期之未辦結案件,應立即主動陳報單位副主管處理
。
(五)總務司(文書科、檔案科)及管理資訊中心應依據文書流程管
理相關規定配合辦理文書流程管理作業。
(六)秘書室:
1.負責綜合督導、管理本部各單位文書流程管理相關工作。
2.對下列案件進行逾期原因分析檢討,並視需要提部務會報:
(1)處理天數超過十四日且未於處理時限辦結之已結案件。
(2)處理天數超過十四天且未申請展期或專案管制之未結案件
。
(3)受會天數超過三天之未結案件。
(4)對於逾期三十日以上未結案件,依規定辦理個案(件)分
析與管制。
(5)其他處理情形異常有必要進行分析檢討案件。
3.對監察案件逾期二個月尚未辦結者,進行原因調查及分析責
任,簽報部長核處。
4.視需要召開文書流程管理會議、辦理教育訓練及宣導。
5.按月將本部各單位及部屬各機關公文辦理情形予以統計、分
析、公布並提部務會報。
十五、公文檢核:
(一)本部應依文書流程管理需要組成公文檢核小組,至少每半年檢
核本部各單位一次,每年檢核部屬機關一次。
(二)視需要辦理不定期檢核或專案檢核。
(三)檢核方式依當年度訂定之「公文檢核實施計畫」辦理。
(四)獎懲標準及方式:
1.檢核成績前三名,部屬機關首長、本部單位主管嘉獎二次,
惟受獎機關(單位)數皆不得超過受檢核機關(單位)數五
分之一。
2.檢核成績未滿七十分者,部屬機關首長、本部單位主管申誡
乙次。
3.前項部屬機關首長及本部獎懲事宜由秘書室統籌辦理;部屬
機關人員之獎懲由各機關自行辦理。
十六、本部各單位承辦人員處理文書作業獎勵機制:
(一)年度結束各單位得依人數比例,推薦辦理公文績優人員推薦表
(如表 1),送本部秘書室依「公文處理績優人員遴選審核評
分表」審核彙整(如表 2),排序計分,提經本部考績委員會
審議,並簽奉部、次長核定後,依下列獎勵標準辦理敘獎:
1.審核分數達八十五分以上者,嘉獎二次。
2.審核分數達八十分以上未滿八十五分者,嘉獎一次。
3.審核分數未達八十分者不予獎勵。
(二)各單位依前項規定推薦之績優人員,以承辦重要業務或工作績
效優良者為優先,並應符合下列資格條件:
1.受推薦人員新收文件數及創稿件數之總和,不得低於當期本
部全部承辦人員平均件數。
2.受推薦人員公文發文平均使用天數,不得逾該單位當年度目
標管理公文處理績效。
3.受理會稿逾三日或公文逾十四日尚未辦結案件數合計不超過
五件者。
(三)為提升人民陳情案滿意度,凡處理人民陳情案績效優良者,另
立項目以加分採計納於「公文處理績優人員遴選審核評分表」
。
十七、公文處理有下列情事,致使人民權益受損或影響本部公文處理績效
及形象者,由秘書室簽辦議處,或由單位主管予以口頭告誡改進,
列入年終考績參考。
(一)無故積壓公文情形嚴重者。
(二)對分文推諉拒收,或有異議卻未依規定辦理移文致延宕時效者
。
(三)對逾期待辦案件經催辦仍不辦理者。
(四)應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
(五)公差、請假未將待辦公文移請代理人接辦,或代理人未能負起
代理職責致延宕處理時效者。
(六)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
(七)其他違反文書流程管理相關規定情節重大者。
十八、部屬機關之文書流程管理作業得參照本要點辦理。
十九、本要點自奉核定日實施。