名稱：交通部公路總局所屬機關公文線上簽核作業規範

中華民國103年6月4日 制(訂)定

四、登記桌作業
  （一）公文簽收注意事項：
        1.單位登記桌對於送至單位之公文應即時簽收，進行分文，如係
          由專人負責分文，亦應先行簽收後，再提醒分文人員進行公文
          分派，避免耽擱。
        2.簽收公文時，對於紙本簽核公文，需確認紙本已送達且附件與
          公文內容相符，再進行簽收。
  （二）單位紙本收文登記注意事項：
        1.除受文者為個人者得直接送交承辦人外，單位登記桌收受紙本
          單位文時，應確實辦理收文登錄。
        2.單位紙本文經掃描轉線上簽核辦理者，紙本文由登記桌依序保
          存，並由各單位自訂銷毀計畫，執行銷毀。
        3.公文採線上簽核方式：進行單位紙本掃描，確認系統帶入之各
          項資料與原文相符，紙本文掃描轉線上簽核後，原實體文存於
          登記桌處不送承辦人收執，俟該文結案後，如屬單位存查，由
          登記桌收存保管並自訂銷毀計畫，執行銷毀。發文後如屬機關
          存查，則由承辦人向登記桌取回該實體文並完成全案編寫頁碼
          後，列印歸檔附件清單併送檔案室歸存上架。
  （三）公文傳遞：
        1.進行線上公文傳遞，應注意確實依設定流程傳送，如屬會辦性
          質，應檢查相關人員已會畢再行送回；紙本簽核案件，應於線
          上流程傳遞後30分鐘內將紙本送出。
        2.紙本簽核公文，於送會、陳核判等傳遞過程中，均應使用公文
          夾，一文（案）一夾，且一夾到底，會辦過程中仍應使用主辦
          單位之公文夾，無需抽換。
  （四）發文／存查注意事項：
        1.內部文結案以單位發文或存查為原則，並以電子格式歸存單位
          檔；有下列情形者仍應辦結後歸存機關檔（單位發文後歸存機
          關檔）：
         (1)重要事項以單位文簽請一層主管批示者。
         (2)內部文以機關名義發文者。
         (3)以單位名義發文，惟受文者含有非本機關內部單位或人員者
            。
        2.對於送發或送存結案之公文（含單位文），登記桌應先檢查文
          稿批示之決行用語是否正確，再送件。
        3.單位發文 :
         (1)單位文（含便箋）含有實體附件者，須採紙本發文，亦即執
            行單位發文作業時，受文者之發文方式需為「人工交換或郵
            寄」，紙本文印出後連同附件以「單位發文送件表」送受文
            單位簽收。
         (2)公文正副本含有可電子交換發文者，應於發文次日檢視系統
            公文電子交換情形，如有異常應即改發紙本文；並每日核對
            電子發文清單，檢視是否有漏發之電子文。
         (3)各機關人事、政風、主計、鑑定會及外派單位（監理站、分
            站、工務段）等得以單位名義發文，其他單位應有機關授權
            始得以單位名義發文。
        4.單位存查：
         (1)單位登記桌對於承辦人送請單位存查之案件，應檢視案件是
            否已決行，再執行存查作業。
         (2)單位文如以紙本簽核辦理，發文或存查時，應由承辦人將來
            文及簽辦過程文件掃描為電子檔，儲存於公文系統（即上傳
            為參考資料），以便日後查閱參辦。簽核紙本全卷交送登記
            桌保管，並由各單位自訂銷毀計畫，執行銷毀。
  （五）稽催與報表列印：各單位登記桌應定期列印稽催報表提醒承辦人
        公文儘速辦理；會辦案件超過 4小時以上尚未會畢送出者，催請
        承辦人或主管加速會辦。逾期案件並應列印報表送各業管主管督
        導辦結。

六、表單申請（決行層級表詳如附表1）
  （一）公文展期申請或變更限辦日期申請：
        1.公文展期申請 :
         (1)案件經詳細檢討，「一般公文」且「非限期案件」始可申請
            展期，其他「以案管制」公文則為延長辦理期限，須簽請主
            管核可後，會請管考人員修改公文限辦日期。預計不能於規
            定時間內辦結時，承辦人應在處理時限屆滿前，報請權責主
            管核准展期。
         (2)歷次展期日數累計逾 7日以上，需經一層主管（或幕僚長）
            核可，展期申請次數最多2次。
         (3)各類公文未於原規定之處理時限內辦結者，即屬逾期案件。
            逾期案件經辦理展期，仍為逾期，僅於展辦期限內可不被稽
            催列管，如公文確有積壓事實者，仍應負積壓責任。
        2.一般公文限期案件變更限辦日期申請：
         (1)來文訂有期限，如不能按期辦結時，應於限辦日期屆期前先
            行協調來文機關，如來文機關同意更改處理期限（視需要填
            具公務電話紀錄備查），於變更速別及限辦日期作業辦理變
            更限辦日期；如不同意，承辦人員應依來文規定期限內辦結
            。
         (2)限期案件由系統預帶「業經○○機關○○承辦人電話同意於
            ○○年○○月○○日前回覆」，承辦人應確實填寫申請。
         (3)行車事故鑑定（或覆議）案件，依車輛行車事故鑑定及覆議
            作業辦法第9條規定：「自受理之翌日起2個月內鑑定完竣，
            因特殊事故未能於前項期限完成鑑定者，得予延長」，須簽
            請主管核可後，會請管考人員修改公文限辦日期（無須透
            過表單申請展期），以1次為限，最長不得超過2個月。
  （二）調案及借調展期申請：
        1.以線上簽核辦結之案件，原承辦人得視需要於系統內檢閱相關
          電子檔，無須辦理調案申請。因退離職或業務調整調至他單位
          ，則需透過調卷申請始得開啟。
        2.申請調閱本單位線上簽核案件，經權責主管同意系統即自動開
          放可檢視功能，並於15日（日曆天）後自動關閉，如仍有調閱
          需求，須重新申請調閱。
        3.調閱非本單位公文，或已裁撤單位公文，需經本單位主管及權
          責主管同意始可調閱。
        4.調閱紙本公文，自檔管單位借出後，應於期限內歸還，如未能
          於期限內歸還，應辦理借調展期申請。屬「檢調」借調案件，
          應先簽奉核准，再於借調申請表單借調事由填入奉核文號申請
          檢調借調。
        5.檢調借調申請最長1年，最多可展期1次。逾期仍未歸還者，由
          申請單位函請借調機關查覆預定借調終止期限，並依查覆結果
          重新申請。
  （三）以案管制案件解除列管申請：
        1.以案管制案件應以主案辦理發文或存查，並於結案後 5日內申
          請解除列管。
        2.申請解除列管由承辦人輸入主案文號後，系統帶出相關聯的以
          案管制副案，副案辦理時未以以案管制創稿方式辦理者，須由
          承辦人於以案管制作業予以聯結。
        3.以案管制案件是否合以解除管制，由各業管主管本於權責認定
          ，各列管人員則透過列管案件追蹤解除列管妥適性。
  （四）專案管制：
        1.一般公文如為限期案件不得申請為專案管制案件，一般公文申
          請專案管制案件以期限內提出為原則，且須經一層主管核可。
        2.專案管制申請次數最多 2次（即申請1次，最多展延1次）。自
          「收創日」起算迄預定辦結日期，不得少於30日，累計最多不
          得逾180日（日曆天）。
        3.專案管制案件應符以下成立要件：
         (1)實質要件：需經長時間多方面研議且需時30日以上方可辦結
            之繁雜案件，諸如涉及政策、法令，或需多方會辦、分辦始
            能定案者，可列為專案管制案件。
         (2)程序要件：
            A.須於案件處理時限屆期前依規定提出申請。
            B.如因機關首長或單位主管書面指示而符合前述實質要件者
              ，申請時間不受前項限制，惟書面指示應掃描以電子形式
              上傳表單申請作業辦理申請。
            C.應由承辦人敘明「專案名稱」、「預定結案日期」、「申
              請理由」，並訂定作業時程及預定完成時間，送交專責管
              制單位審核後，陳請一層主管核准。
            D.如未能於預定完成時間辦結，應於屆期前申請展期。
        4.專案管制案件單獨統計管制，不列入一般公文統計數量。
        5.一般公文以案管制公文如限期案件、立法委員質詢案件、人民
          申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質
          ，均不得列為「專案管制案件」。
        6.專案管制案件應嚴格審查、嚴密管制，避免浮濫。
  （五）延後歸檔申請：
        1.公文結案後，應於 5日內歸檔。因故未能立即歸檔者，須於表
          單申請作業申請延後歸檔，每次申請最多5日，申請次數最多2
          次。
        2.應歸檔案件結案後逾 5日仍未送檔案室歸檔，亦未依規定申請
          延後歸檔者，由檔管人員催請承辦人辦理歸檔或提出延後歸檔
          申請，經催辦3次仍未依規定辦理者，提報懲處。
  （六）變更速別申請：
        1.對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得經業管主管
          核准後調整來文處理速別。
        2.變更速別申請核准後，由系統依據變更後的速別自動變更「限
          辦日期」（即最速件1天、速件3天或普通件6天）。
        3.速別經變更調整後，於變更後之限辦日期內辦結者，不以逾期
          論處。
  （七）改分申請（參照第三條第（十）點分文／改分規定）：
        1.線上簽核案件以表單作業申請改分，紙本簽核案件仍以紙本簽
          核方式辦理。
        2.應確實洽詢受改分單位承辦人或主管同意後，再填寫改分申請
          事由。