名稱:交通部公路總局文書流程管理作業要點
中華民國105年4月1日 修正
一、為加速公文處理,提升公文效率與品質,依據「文書處理手冊」、「
文書流程管理作業規範」及「交通部文書流程管理作業要點」,修正
本要點。
二、公文處理時限規定如下:
(一)首長及主管交辦案件應隨到隨辦。
(二)一般公文:
1.最速件:一日。
2.速件:三日。
3.普通件:六日。
(三)限期公文:
1.來文或依其他規定訂有期限之公文,依其規定期限辦理。
2.收文時已逾文中所訂期限,以普通件處理時限辦理。
3.變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
(四)開會通知單:
1.開會及會勘通知單,其處理時限以所指定開會、會勘日期為準
。
2.收文時已逾開會日期,以普通件處理時限辦理。
(五)會簽會核公文:
會辦單位對於送會公文辦理時限,最速件一小時、速件二小時,
普通件四小時。
(六)急要公文應隨到隨辦,不得超過一日,案情特殊或情況緊急者並
應持會、持陳、送發。
(七)立法委員質詢案件、專案及施政質詢案件:依立法委員質詢答復
系統所定之期限辦理。
(八)人民申請案件,依行政程序法及本局各類人民申請案件處理時限
之規定辦理。
(九)人民陳情案件(含院、首長及本局局長電子信箱案件):
1.依本局函頒之「交通部公路總局處理人民陳情案件作業要點」
辦理。
2.人民陳情案件有合乎「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件
要點」第十四點情形者,得依分層負責規定,不予處理,但仍
應予登記,以利查考。
(十)訴願案件:依訴願法規定辦理。
(十一)監察院案件:
1.糾正、調查案件,依監察院相關規定及本局監察案件作業注
意事項辦理。
2.監察院之其他相關案件,訂有辦理期限者依規定期限辦理,
如需展期,應先與該院相關人員聯絡後,再以正式行文方式
陳報該院,並依一般公文處理時限辦理。
(十二)專案管制案件得視實際需要簽奉核定處理時限。
前項除第十款訴願案件有法定期限者外,其餘各款如有特殊原因,不
克於期限內辦結者,應先簽請核准展期。
三、公文限辦日期計算標準:
(一)一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件之計算標準應扣除
例假日、國定假日、特定節日及補假等放假天數。
(二)限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察院案
件之計算標準應包含例假日、國定假日、特定節日及補假等放假
天數。
四、公文登錄及收、分文注意事項:
(一)應依公文性質正確分類並登錄,以利管制及統計。
(二)收、分文時間不得逾半日,每日下班前二小時收到之公文應於當
日編號登錄並分送承辦單位。
(三)公文如需由兩單位以上共同辦理者,則由該文比重較重或分列項
目較多之單位主政;如係兩單位之分量、項目均相同者,由來文
所述之首項業務辦理單位為主辦單位。
(四)公文從收文至歸檔之處理過程均應於公文系統正確登錄,如因時
效緊急等未先登錄流程,應予補登。
五、公文改分、移文注意事項:
(一)公文改分、移文原則以一次為限,並應於二十四小時內確認主辦
單位。逾期改分、移文自分文(改分)單位送達受理單位超過三
天工作日以上者,受理單位得拒絕之,並由申請改分單位辦結,
惟經受理單位同意者,不在此限。改分延遲,致延誤公文辦理時
效,情節重大者由文書或專責管制單位簽請議處。
(二)辦理公文改分或移文時,應先洽受改分或受移文單位同意後始得
為之,並於文面上註明「已獲同意請改分○○單位」,以利重新
辦理分文作業。
(三)承辦單位收受之公文,認為非屬本單位承辦,且無法明確知悉主
辦單位者,不得退回改分或隨意移文,應提陳幕僚長(總工程司
或主任秘書)核裁(核裁時得請相關單位副主管以上人員協調)
,以利依限確認主辦單位,避免延誤公務處理。
(四)改分公文之管制或統計時效起算點,仍以總收文原登錄收文日期
為準。
六、會辦公文注意事項:
(一)會二個以上單位,應使用「簽稿會核單」,惟若案件單純僅知會
性質,得免使用之。主辦單位應確保會辦單位能依序會章,以維
文面整齊。
(二)同時會二單位以上之公文,各會辦單位應依序傳遞,如分會單位
較多,應影印分會,以節省會辦時間。
(三)凡案件與其他單位之業務有關者,應先會商協調,以縮短會簽時
間。
(四)會辦單位除經該單位主管核章同意外,任何人均不得擅自退件或
拒不會辦,並依專業及職掌簽擬會辦意見,提供承辦單位彙辦或
陳請長官核參。
(五)各單位辦理會辦案件,受會單位倘有意見,應送回主辦單位綜整
後再陳核,如有爭議時,先由幕僚長協調,再將協調結果簽請局
長核示。
七、機密文書處理注意事項:
(一)機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
各單位處理機密文書,應依國家機密保護法與其施行細則、文書
處理手冊及相關法規辦理。
(二)國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一
般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用
或處理時,以其中最高之等級為機密等級。普通文書與機密文書
合併使用或處理,應以機密文書方式處理。
(三)應指定密件專責人員辦理機密文書相關作業。
(四)機密文書應註記解密日期或條件。
(五)機密文書非必要不得複製,亦不會簽(稿);倘確需會簽(稿)
,應儘量減少會簽(稿)人數,並將與該會簽(稿)單位無關之
公文、附件部分抽離,同時儘量免用或減少副本。
(六)機關內機密文書之傳遞應使用密件傳遞封套,並於封口處蓋章。
對外發文時應裝於雙封套內,內封套加蓋機密等級並密封,外封
套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
(七)機密文書機密等級變更及解密作業程序:
1.來文建議降解密或秘書室文檔科通知辦理降解密:
(1)調卷檢視是否為本局創發之密件。
(2)本局創發之密件:以密件處理意見表陳送核可後(加會政風
室及秘書室文檔科),再以降解密通知單通知前曾受領該密
件之受文機關。
(3)非本局創發之密件:以降解密建議單(無需加會政風室及秘
書室文檔科)建請密件來文機關降解密。
2.來文通知降解密:
(1)調卷檢視該密件是否曾轉知其他機關。
(2)未轉知其他機關:在來文上逕行簽辦降解密事宜(加會秘書
室文檔科)文存查。
(3)曾轉知其他機關:採簽稿併陳方式(加會秘書室文檔科),
以降解密通知單通知前曾受領該密件之受文機關。
3.機密文書未奉核定前或未受通知解密前,仍應以密件視之,需
密封傳遞。
八、公文陳核一層主管注意事項:
(一)公文於單位內部陳核時已修改多處,應清稿再陳核,以利審閱。
(二)陳核之存查公文一律使用「存查案件批示單」。
(三)出席局外重要會議,應於會後三日內填報「出席會議報告單」及
相關資料陳核。
九、公文展期規定如下:
(一)案件未能於規定時間內辦結時,承辦人員應在屆滿處理時限以前
,提出展期申請。
(二)展期申請核定權限在七日以內(扣除例假日)由二層主管核可,
超過七日應送請一層核批。展期次數以二次為限,每次最長為十
四天。
(三)展期次數以二次為限,屆期如全程仍未能於二十二日以內(工作
日)辦結,其原因可不歸責於承辦單位者,得改辦理申請為專案
管制案件。
(四)訂有法定期限者,如訴願案件,不可申請展期。
十、專案管制案件規定如下:
(一)各單位涉及政策、法令、開會審議、多方會辦、分辦,且需三十
日以上(含例假日)方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案
件。
(二)辦理專案管制案件,應訂定作業時程及預定完成時間(如附件一
、二),得以書面或公文線上簽核系統提出申請,惟公文系統流
程不完整,則應以書面提出申請,經幕僚長核可後由專責管制單
位予以管制,申請單及作業流程圖併公文歸檔以利查考。專案管
制案件執行情形,每月由專責管制單位視情況提送局務會議報告
(統計表如附件三),至案件結案為止。
(三)專案管制案件申請,以一次為原則,且須於辦理期限屆期前依規
定提出申請,申請時限最長不得超過六個月。並得提出展期申請
,惟全程含展期計算在內,辦理天數合計仍不得超過六個月。
(四)立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及
監察案件已具專案性質,均不另列為專案管制案件。一般公文之
立委案件及民代託辦不可申請為專案管制案件。
十一、其他注意事項:
(一)承辦人員或核稿人員公差、請假時,應由職務代理人代辦,以
免延誤時效。
(二)各級主管批核公文應明確、迅捷,如有任何指示,應明白告知
該承辦人重擬、更改或銷案。
(三)核稿人員對於文稿之機密性、時間性、重要性(金額、數據)
或重要關鍵文字,認為不當而更改時,應於修改處蓋章以示負
責。
(四)公文正、副本欄位供填列受文機關或人員,如有需說明或請辦
理事項,應撰寫於說明段;另應避免發送不必要的公文副本。
(五)數字使用應依「公文書橫式書寫數字使用原則」辦理。
(六)公文及附件紙張使用以A4為原則,A3為例外。撰寫方式以直式
橫書為原則,橫式橫書為例外,並得以雙面列印。
(七)會議紀錄及首長交代案等類似案件,其內容廣泛,需送會三個
以上單位者,得影印同時分送辦理,以免依次會簽,稽延時日
。
(八)無須答復或辦理之普通文件,得視必要敘明案情簽請存查。
十二、文書流程管制規定如下:
本局同仁均應遵照「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」
等相關規定,並基於自我主動及全面管理原則,積極掌握公文處理
時效,同時配合文書或專責管制單位辦理之公文流程各階段查催,
主動檢討作業程序,簡化作業流程,以提高公文處理時效。
(一)總收文
1.應於收件後二小時內完成分文並送達單位收發。
2.來文可明確判別非屬本局權責者,應洽發文單位辦理退回(
紙本文)、改分(院首長信箱)或轉寄等作業。
3.分文時應以發文單位為基準原則,若分層負責明細表未列且
有爭議性案件,依往例辦理;對於無法明確判定承辦單位之
公文,經查詢二單位以上仍未能確認承辦單位時,應親自提
陳幕僚長逕行核定承辦單位,做為分文依據。
4.各單位退請改分公文應予錄案,俾做為後續分文參考依據,
以免改分延誤處理時限。
(二)公文送件
1.總收文送件及單位間之公文傳遞,由工友每小時送件一次,
急要(件)公文則隨到隨送,送件時不得藉故停留與人聊天
。
2.各層主管室之助理人員或工友,應隨時(最長每隔半小時)
將主管核閱完之公文送出。
3.文書單位、單位收發、各級主管室收發人員對於送來之文件
,應予點收並在送件清單上蓋收文章戳,章戳時間與實際收
件時間誤差不得超過半小時,必要時得加註實際收件時間。
(三)單位分文:
1.單位分文由各組室主管指定專人或授權登記桌辦理,並應指
定分文順位代理人辦理分文工作。
2.分文人員因事不在或離開超過半小時,應請分文代理人(一
、二順位)代為分文,以免耽擱公文後續處理時效,並應於
二小時內完成分文確認。
3.分文人員經核閱認為非屬本單位承辦者,經洽擬改分單位同
意後,得由單位登記桌退回總收文辦理改分或逕移改分單位
承辦;如無單位同意收辦,應即提陳一層裁定承辦單位,以
爭取處理時效。
(四)各單位主管(組室主管、科長、執行秘書):
1.應主動督導承辦人,教導其公文處理原則及方法,或適當調
配人力,避免承辦人積壓案件而逾限。
2.對屆處理時限及已逾限案件而尚未辦理展延者,應即督促承
辦人依各相關規定妥適處理。
3.各級主管核批公文應明確、迅捷,如有任何指示,應明白告
知承辦人重擬或其他適當處置。
4.文稿已於擬辦(簽)時經一層核可者,或經一層批示意見,
承辦人已依指示修正者,得由二層決行;需二層決行者,若
以先「簽」後「稿」方式辦理者,則函稿得由三層代為決行
,並應加蓋「原簽已奉核」字樣,以縮短陳判流程。
5.各級主管審核文稿時,應依分層負責明細表之規定授權核判
,充分做到分層負責,以加速文書處理。
6.受會案件應擴大授權,其屬例行性或較簡要者,得授權三層
主管代為決行,以縮短會辦流程。
7.落實職務代理人制度,督促各代理人確實於時限內辦妥應代
辦公文,以避免積壓公文情事,如因特殊情形,職務代理人
無法代為處理時,應由科長負責處理。
8.對於屬員之差假,應嚴格審核,其承辦案件久未清理結案者
,應責成清理後始得派遣公差。
9.將本單位人員處理公文績效表現列為年度考績之參考依據。
(五)承辦人:
1.應隨時注意所承辦公文之時效,並在規定處理期限內辦結,
對於無法於期限內辦結者,應於處理期限屆期前敘明理由申
辦展期或專案管制。
2.急件(要)公文,必要時應持會、持陳、送繕、送發,並於
公文系統登錄流程,以掌握正確流程及迅速辦結。
3.「創稿公文」依分層負責規定需一層決行者,若以先「簽」
後「稿」方式辦理,由二層代為決行;需二層決行者,若以
先「簽」後「稿」方式辦理者,則函稿得由三層代為決行,
並應加蓋「原簽已奉核」字樣。
4.重要或特殊案件,不能擬具處理意見時,應敘明案情簽請核
示或當面請示後,再行簽辦。
5.承辦案件送會或陳核,應主動追蹤、催辦及聯繫,必要時得
請主管協助查催。
6.接獲「逾期公文稽催報表」通知,應於三日內填寫逾期未結
原因退還文書單位並儘速辦結。
7.為配合政府推動公文電子化政策,公文附件可製成電子檔者
,應依行政院國家發展委員會規定之檔案格式製成電子檔並
予附貼傳送。
8.非以電子傳送之公文,其紙本附件由承辦人備妥交繕。
9.於製作公文時,其內容及簽章應符合院頒「公文書橫式書寫
數字使用原則」及「核章簽署原則」之規定。
10.公文性質需傳達同仁週知,且無後續應辦事項者,應登載於
本局網站公布欄,供同仁上網閱覽,以節能減紙。
11.請假或公差時,應請職務代理人代為處理公文,以免積壓公
文。
12.公文交繕或存檔時,有實體公文或附件者(含參考資料),
應附歸檔資訊說明(附件表單)於函(稿)後,公文及其附
件並應裝訂整齊,避免文件分離遺失。以紙本簽核方式辦理
者,應以來文原件簽辦、送核及歸檔。
13.公文如不慎遺失,應洽來文單位補發並填具「公文遺失未能
以原件歸檔簽辦單」(格式如附表一),經核准後以影本歸
檔。
14.未有正當理由,不得無故不參加文書相關教育訓練。
(六)各單位收發人員(登記桌):
1.即時處理公文分辦、送會、退會、陳核及送繕送存之電腦登
錄作業。
2.每日應於公文管理系統檢查公文處理紀錄,對屆辦理期限之
案件,主動提醒承辦人員儘速辦結,以落實期前稽催;對已
逾期而未申請展期之案件,或送會逾時者,應予催辦;同時
應協助提醒承辦人員,案件如未能於期限內辦結,依案件性
質及處理時限申請展期或專案管制。
3.陳核之公文及其附件,各級主管如有批示或修改應退回承辦
人複閱。
(七)繕校發文人員:
1.公文以交繕當日發文為原則,致遲應於隔日上午完成發文作
業。
2.其他繕發作業應依據文書處理手冊相關規定辦理。
(八)檔管人員:
1.存放於局內檔案庫房檔案,影像檔以隨調隨取為原則;紙本
公文及紙本附件每天分上午及下午兩次取檔。存放於局外檔
案庫房之檔案,每週分三次定期調檔取件,惟急件之公文調
卷,應指派專人立即辦理。
2.應隨時或定期查核檔管之機密文書,並主動辦理機密文書降
解密作業。
(九)文書單位(秘書室文檔科):
1.全程管制機關每一文件之處理流程與使用時間。統計全機關
公文時效資料,定期提供專責管制單位作統計分析運用,其
中逾處理時限三十日以上案件,應單獨列表提報,並視調卷
分析之需要,協助提供必要之資料。檢查各單位公文登錄及
管制情形,並提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料
。
2.邀集會商專責管制、資訊等單位,建置文書流程管理電腦化
作業環境及推動線上簽核作業、建立「以案管制」及「以文
管制」作法、協助推動文書流程簡化等工作。
3.訂定公文展期核准職責,展期七日以上時,須由機關首長或
幕僚長核准。
4.依據處理時限標準,參照本機關公文處理各個過程情形,訂
定每一過程之可使用時間,作為適時提醒各級人員處理公文
參考準據。可使用時間之分配,由各機關按其特性自行訂定
。
5.對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。
(十)專責管制單位(秘書室研考科):
1.建立文書流程管理制度:依據本機關特性,訂定文書流程管
理作業及獎懲規定、文書流程管理稽核計畫等相關規定。
2.推動文書流程管理作業相關措施:
(1)策劃推動文書流程管理科學化、自動化,協同文書單位建
置機關文書流程管理及線上簽核電腦化作業環境,協調解
決文書流程管理共同性問題,訂定專案管制案件及其他特
殊性案件申請、審核之標準流程及相關表格,以供稽催之
用。
(2)綜合統計分析管制成果應對內公布,並視需要提報局務會
議,同時建議獎懲,或視需要舉行文書流程管理研討會議
,與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。
(3)對經機關首長核准展期案件及逾期三十日以上未結案件應
予個案(件)分析處理。
(4)定期依據文書單位所提送稽催報表,檢討稽催成果,提報
機關首長核閱。
(5)依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單位組成小組定期
辦理公文檢核,依據檢核結果,確實檢討改進,並辦理獎
懲。
(6)彙整公文時效統計資料,依限提送主管機關。
十三、公文檢核規定如下:
(一)本局應依文書流程管理需要由秘書室組成公文檢核小組,定期
檢核本局各單位及局屬機關之文書流程管理及公文品質。
(二)公文檢核以每年辦理一次為原則,並視需要辦理不定期檢核或
專案檢核。
(三)公文檢核方式及內容依當年度訂定之「公文檢核實施計畫」辦
理。
十四、檢核成績獎懲標準:
(一)檢核成績八十五分以上者為優等,有功人員敘獎額度如下:
1.成績名列第一者,機關首長記功一次,其餘有功人員於敘獎
點數十點範圍內由機關本於權責敘獎,惟獎度最高以記功一
次為限。
2.成績名列第二者,機關首長嘉獎二次,其餘有功人員於敘獎
點數七點範圍內由機關本於權責敘獎,惟獎度最高以嘉獎二
次為限。
3.成績名列第三者,機關首長嘉獎一次,其餘有功人員於敘獎
點數四點範圍內由機關本於權責敘獎,惟獎度最高以嘉獎一
次為限。
4.其餘優等機關,首長嘉獎一次,其餘有功人員於敘獎點數二
點範圍內由機關本於權責敘獎,獎度最高以嘉獎一次為限。
5.以上獎勵機關數不得超過受檢機關數五分之一(小數點無條
件進位)。
(二)檢核成績未滿七十分者,機關首長申誡一次,並檢討所屬人員
責任,予以適當懲處。
前項機關首長之獎懲,由本局辦理;其餘所屬人員獎懲,則由機關
依權責自行辦理,獎勵部分不列入當年度配點。
十五、本局各單位同仁對於文書流程管理提供具體興革意見,經採行確具
績效者或對於文書流程管理制度落實推動有重大貢獻者,得由本局
秘書室研考單位專案簽請獎勵;另處理公文如有使人民權益受損或
影響本局公文處理績效及形象者,經查證屬實得依情節輕重,簽請
議處。
(一)獎勵:
1.公文登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程
管理制度落實推動有重大貢獻者。
2.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
3.提供文書流程管理制度之革新或改進具體建議,經採行確具
績效者。
(二)懲處
1.簽擬及會辦公文拖延遲緩或未依規定辦理展期、專案管制而
致逾期嚴重者。
2.未依規定辦理改分、移文,致延宕處理時效者。
3.差勤、休假、請假未將待辦公文移請代理人接辦,或代理人
未能負起代理責任,致延宕公文處理時效者。
4.無故積壓公文情形嚴重者。
5.損毀、棄置公文或檔案者。
6.遺失公文致影響公務處理情節重大者。
7.公文處理逾期嚴重未辦理展期或專案管制,經催辦仍未辦理
者。
8.違反「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」相關規
定而屬情節重大者。
十六、本要點未規定事項,應依據上級所頒文書處理相關規定辦理。
十七、本局所屬各機關之文書流程管理作業得參照本要點之規定辦理。
十八、本要點自即日起實施,其未盡事宜得隨時修正之。